Инструменты для мониторинга загруженности сотрудников

Мониторинг работы подчиненных – тема весьма щекотливая. Во-первых, трудовое законодательство РФ обязывает. Во-вторых, никто не хочет оплачивать часы, потраченные впустую. Сегодня поговорим о том, как совместить мониторинг и соблюдение трудовых норм и как не превратить контроль в слежку.

Способы контроля рабочего времени
Предприимчивые бизнесмены нашли тысячу и один способ следить за своими сотрудниками. Условно способы можно разделить на две группы. Первая группа не дает сотруднику нарушать трудовые договоренности, установленные работодателем. Одни компании используют для контроля их соблюдения наемный труд вахтеров и охранников, другие - технические средства. В итоге сейчас на выбор руководителя есть:

1. Журнальный способ. Обычно это выглядит так: у входа в холле сидит вахтер или охранник, который вручную отмечает время прихода, обеда и ухода. От его зоркого взора не укроется, на сколько минут вы проспали маршрутку и как долго ели свой бутерброд в обед;
2. Электронные пропуска. Суть проста: человек прикладывает пропуск к терминалу и проходит на свое рабочее место. Вход может открываться вручную вахтером или автоматически системой. Программа тем временем записывает время прихода сотрудника;
3. Биометрический доступ. Система значительно более продвинутая, чем две предыдущие. В роли идентификатора выступает не информация, записанная на пропуске, а внешние данные человека: очертания лица, радужка глаз и прочее. Это значит, что подделать пропускные данные и отметиться за опаздывающего коллегу невозможно;
4. Видеонаблюдение. Способ, вызывающий сомнения и у работодателя, и работника. Первый будет огорчен необходимостью приставлять к камерам специалиста, единственной задачей которого будет сидеть перед монитором. Второй будет чувствовать себя некомфортно, беспрестанно находясь под «всевидящим оком» и чувствуя себя участником реалити-шоу.
   

Вторая группа способов контроля отвечает за аспекты более сложные, чем «пришел на работу – ушел с работы». В нее входят:

• Ежедневные отчеты. Заполняя установленную форму, человек отчитывается о проделанной работе и времени, которое на нее израсходовал. Профилактическая головомойка по итогу сдачи отчетов способна поднять эффективность сотрудников до небывалых высот. Этот способ позволяет человеку самостоятельно контролировать себя, правильно оценивать, сколько времени и на что нужно потратить, где подкачать свои скилы. Естественно, все это работает, когда специалист честен, а руководитель дает выполнимые планы.
  

• Тайм-трекинг. Это ряд приложений, которые следят за занятостью сотрудников «в прямом эфире». Прежде чем сесть за выполнение задачи, сотрудник должен нажать кнопку в специальном окне, по завершении – отключить счетчик времени.
  

Перечисленные способы частично дают руководителю представление о загруженности подчиненных. Но ни один из них не является панацеей, полноценный анализ с помощью них невозможен.

Мониторинг нагрузки
Для качественного управления важно знать не только сколько времени сотрудники проводят на рабочем месте, но и то, чем конкретно они занимаются. Работодатели часто подозревают своих подчиненных в пустой трате времени. И у них есть для этого основания. Сами трудящиеся в опросе HH.ru признаются:

• Около 40% служащих тратят пятую часть времени на прокачку ораторских навыков с коллегами;
• Более 30% не могут работать, не узнав последние новости;
• 27% отвлекаются на соцсети;
• 10% шабашат «за себя и за Сашку»;
• 7% считают, что удобнее всего делать онлайн-покупки на работе.
  

С учетом этой статистики идея контролировать рабочий день подчиненных выглядит более, чем рациональной.
В теории для анализа нагрузки можно использовать те же тайм-трекинг и отчеты. Но в реальности такой метод требует много времени и способствует возникновению спорных ситуаций. Вообще, отчеты – это вещь субъективная.

• Отслеживать, насколько быстро и эффективно специалист решает поставленные перед ним задачи, рационально ли распределяет время;
• Фиксировать подозрительно долгие обеды, паузы и перекуры;
• Сравнивать показатели нагрузки и эффективности между сотрудниками компании;
• Получать аналитические данные и отчеты о каждом сотруднике.
  

*Отчет по рабочему времени сотрудников

Оптимизация и делегирование обязанностей – залог успеха
В каждом коллективе есть сотрудники, которые усерднее других работают над проектами и справляются с большим количеством задач за единицу времени. Как правило, первая реакция руководителей на такое «сокровище» – нагрузить добрых молодцев по самую макушку еще большим объемом работы.

Вопрос лишь в том, на долго ли хватит «запала» у специалиста при таком подходе? Выгорание, стресс, психосоматические заболевания если не навсегда, то надолго могут вывести многорукого многонога из строя. Стоит ли насколько легкомысленно разбазаривать ценные ресурсы? Вряд ли. Поэтому стоит контролировать нагрузку подчиненных.
На основе аналитических данных, которые дает система учета рабочего времени ИНСАЙДЕР, можно не только выявить дисбаланс в распределении нагрузки, но и его причины:

• Нехватка знаний. Медленное выполнение задач – не всегда вина сотрудника. Возможно, человек в силу низкой компетенции, не способен работать над доверенными ему проектами так, как сделал бы это «ветеран» с опытом;
• Снижение мотивации. Причин может быть множество: семейные проблемы, решение о скором увольнении, стеклянный потолок в развитии карьеры, низкая заработная плата и прочее;
• Врожденная склонность к прокрастинации. Причина низкой производительности в таком случае – темперамент человека, его привычка работать так, будто торопиться некуда;
• «Глухой телефон» между специалистами или отделами. Затянутое выполнение задачи может зависеть от эффективности взаимодействия внутри компании. Например, один сотрудник слишком долго ждет ответа или нужной информации от другого.
  

*Распределение нагрузки в течение рабочего дня


Полученные данные позволяют принимать объективные решения о распределении обязанностей и оптимизации нагрузки на работников. Например:

• Повысить квалификацию сотрудников за счет соответствующих курсов — это позволит работнику соответствовать уровню заданий;
• Отдать часть сложных задач опытным специалистам, а новичкам поручить более простые проекты;
• Увеличить мотивацию сотрудников за счет создания программ лояльности;
• Обсуждать с подчиненными проблемы, связанные с их эффективностью;
• Наладить связь между отделами: сформировать общую для всех отделов базу документов, использовать удобные и быстрые средства связи (мессенджеры), внести в должностные инструкции требования по времени отклика на обращения коллег.
  

Контроль работы удаленщиков: что необходимо знать
Отслеживать загруженность сотрудников, которое работают на удаленке, довольно тяжело. Но необходимо. Порой это даже более важно, чем контролировать офисный штат.
Специалисты «на дому» не подвержены коллективному рабочему настроению. Домашняя атмосфера расхолаживает. Они не боятся того, что к ним в любой момент подойдет босс и поинтересуется: «Чем вы, товарищ, здесь занимаетесь?».

Как повысить эффективность мониторинга удаленщиков?
Эффективно контролировать дистанционных сотрудников можно с помощью современных технологий.
Перед тем, как решать практические вопросы – какую выбрать программу для мониторинга, стоит ли выдавать рабочий компьютер – важно детально обсудить все моменты, касающиеся организации удаленного взаимодействия:

• Длительность рабочего дня;
• Продолжительность обеда и перекуров;
• Средства связи и возможность их установить;
• Часы созвонов и количество онлайн-встреч;
• Время отклика на вопросы и запросы.
  

Эти договоренности дадут потенциальному сотруднику понять, что удаленная работа – не значит ее отсутствие. Дисциплина от такого подхода явно не пострадает.

*Анализ продуктивности сотрудника

Затем необходимо продумать, какие методы мониторинга использовать. Перечислим некоторые:

• Общение по телефону или видеосвязи. Этот способ подразумевает спонтанные звонки от работодателя подчиненному с целью проверить, чем он занят. Понять, что сотрудник «халявит», можно по окружающему шуму или по тому, взял ли он трубку. Иногда к телефонному звонку подключается видеосвязь. Такая методика сильно нервирует специалиста, с учетом внезапности она повышает уровень стресса. Да и руководителю понять, действительно ли удаленщик занят чем-то «лишним», трудно. Возможно, с музыкой или в кафе ему лучше работается, но на продуктивность это не влияет;
• Таск-менеджеры. Это программы, которые систематизируют распределение задач и нагрузку. Их недостаток в том, что они не отслеживают время, которое было затрачено на выполнение задачи;
• Отчеты о выполненной работе. Отчетная деятельность хороша как для офисных работников, так и для удаленщиков. Чаще всего итоговая информация отправляется по электронной почте. Минусы – субъективность отчетов;
• Тайм-трекеры. Этот софт был упомянут выше. Функционально он контролирует действия работника (показывают занятость), но статистических данных(готовая аналитика) вы от него не дождетесь.
  

Автоматизация контроля удаленщиков
Человеческий фактор – главная помеха, когда речь идет о любой форме учета. Учет рабочего времени – не исключение. Когда сотрудник выполняет какое-либо задание, он уверен, что продуктивно использует каждую секунду времени. К сожалению, такая уверенность не является залогом хорошего результата: дедлайны по-прежнему горят, проекты копятся, головы дымятся. Многие нюансы ускользают от внимания, поэтому автоматический контроль для удаленных специалистов и их руководителей – лучшее решение.

*Отчет по инцидентам ИНСАЙДЕР

Разберемся на примере ИНСАЙДЕР, какими свойствами должен обладать софт для точного и ненавязчивого контроля удаленщиков:

• Автоматический и бесшумный запуск, ИНСАЙДЕР запускается при включении компьютера;
• Автоматические отметки о начале и завершении рабочего дня;
• Возможность задать, какие ресурсы (сайты и приложения) будут считаться для удаленщика профильными, а какие – нет;
• Встроенная система «отвлечений», фиксирующая посещение запрещенных сайтов (например, социальных сетей);
• Фиксация рабочего дня удаленного сотрудника (с учетом назначенных конференций, звонков и прочего), помогающая структурировать день и видеть полную картину выполнения задач.
  

И последнее - помните, установка программ контроля должна осуществляться после диалога со всеми подчиненными. Важно заручиться их согласием. Контроль – да, тотальная слежка – нет. Это необходимо понимать.