Как реализовать электронный документооборот с клиентами в Битрикс24
21 февраля 2020
Автор: Воронцова Людмила
Как реализовать электронный документооборот с клиентами в Битрикс24?
Все компании обмениваются документами со своими клиентами. Это факт. Но, к сожалению, часто документы (акты, договоры, накладные), отправленные по почте контрагентам, не возвращаются обратно. Мы проанализировали документооборот, который обеспечен услугами Почты России в нашей компании и выяснили, что не получаем обратно около 50% оригиналов. Причин несколько и связаны они с ошибками в процессе доставки Почты России, с утерей корреспонденции внутри компании клиента, либо ошибками при ее учете. Очевидно, что решить эту проблему можно, используя электронный документооборот (ЭДО). Он позволит контролировать документ на всех его этапах подписания, четко вести учет электронных документов, поскольку участниками документооборота являются только две стороны, посредники исключаются.
Что такое ЭДО?
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документами между компаниями с помощью специального программного обеспечения. Электронные документы могут обладать юридической силой при условии использования электронной подписи.
Электронная подпись (ЭП) – атрибут электронного документа, который позволяет установить авторство и обеспечить неизменность после подписания. В зависимости от своего вида электронная подпись может быть полностью равнозначна рукописной и обеспечить подписанным документам юридическую силу в соответствии с условиями ФЗ №63 «Об электронной подписи» от 06.04.2011
Существует ряд сервисов, которые предлагают подписывать документ электронной подписью. Они похожи между собой, предлагают примерно один и тот же функционал, и отличаются чаще стоимостью. Но полноценной интеграции с порталом Битрикс24 не оказалось.
Мы выбрали для себя новое направление в разработке — интеграцию с порталом Битрикс24 и представляем решение, которое выгодно отличается от существующих.
КликДок– это система хранения, контроля и подписания документов на портале Битрикс24.
Как это работает:
1. Находите в CRM сделку или компанию, по которой нужно создать документ.
2. Переходите на закладку КликДок, создаете документ и отправляете на подпись руководителю (или иному лицу, обладающему правом подписи).
3. Руководитель получает уведомление о необходимости подписать документ, проверяет и подписывает его.
Подписанный документ автоматически отправляется на email контрагента.
4. На почту контрагенту приходит уведомление о том, что необходимо подписать документ. Контрагент может подписать или отклонить этот документ.
5. Сотруднику приходит уведомление о том, что документ подписан обеими сторонами или отклонен контрагентом.
Документы, созданные в приложении, привязываются к компании и (или) сделке. По каждому контрагенту легко можно отследить статусы документов и их движение. Начальник отдела видит полную картину движения документов в своем отделе.
Что нужно, чтобы это работало?
Для организации:
1.Квалифицированная электронная подпись (скорее всего она уже есть, если вы отправляете документы в налоговую).
2. Установить приложение на портал Б24.
3. Средства электронной подписи: КриптоАРМ ГОСТ (устанавливается один раз) и КриптоПро CSP (скорее всего он уже стоит на компьютере, с которого отправляют документы в налоговую)
Для контрагента:
1.Квалифицированная электронная подпись
2.Средства электронной подписи: КриптоАРМ ГОСТ (устанавливается один раз) и КриптоПро CSP (скорее всего он уже стоит на компьютере, с которого отправляют документы в налоговую)
И можно начинать обмен электронными документами!
Особенности:
Это приложение необходимо установить на одном рабочем месте Руководителя (или лица с правом подписи) и на рабочем месте Контрагента.
Для подписи документа, проверки подписи и шифрования существует API КриптоАРМ ГОСТ. Для работы используется локальный сервер, а технология сокетов позволяет клиенту работать с любым браузером.
Все компании обмениваются документами со своими клиентами. Это факт. Но, к сожалению, часто документы (акты, договоры, накладные), отправленные по почте контрагентам, не возвращаются обратно. Мы проанализировали документооборот, который обеспечен услугами Почты России в нашей компании и выяснили, что не получаем обратно около 50% оригиналов. Причин несколько и связаны они с ошибками в процессе доставки Почты России, с утерей корреспонденции внутри компании клиента, либо ошибками при ее учете. Очевидно, что решить эту проблему можно, используя электронный документооборот (ЭДО). Он позволит контролировать документ на всех его этапах подписания, четко вести учет электронных документов, поскольку участниками документооборота являются только две стороны, посредники исключаются.
Что такое ЭДО?
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документами между компаниями с помощью специального программного обеспечения. Электронные документы могут обладать юридической силой при условии использования электронной подписи.
Электронная подпись (ЭП) – атрибут электронного документа, который позволяет установить авторство и обеспечить неизменность после подписания. В зависимости от своего вида электронная подпись может быть полностью равнозначна рукописной и обеспечить подписанным документам юридическую силу в соответствии с условиями ФЗ №63 «Об электронной подписи» от 06.04.2011
Существует ряд сервисов, которые предлагают подписывать документ электронной подписью. Они похожи между собой, предлагают примерно один и тот же функционал, и отличаются чаще стоимостью. Но полноценной интеграции с порталом Битрикс24 не оказалось.
Мы выбрали для себя новое направление в разработке — интеграцию с порталом Битрикс24 и представляем решение, которое выгодно отличается от существующих.
КликДок– это система хранения, контроля и подписания документов на портале Битрикс24.
Основным преимуществом приложения является простота и легкость подписания документов. Нет никаких ограничений по количеству подключаемых сотрудников. Контрагенты, имея ЭП, могут подписать документ. Никаких регистраций и дополнительных «танцев с бубном».
Как это работает:
1. Находите в CRM сделку или компанию, по которой нужно создать документ.
2. Переходите на закладку КликДок, создаете документ и отправляете на подпись руководителю (или иному лицу, обладающему правом подписи).
3. Руководитель получает уведомление о необходимости подписать документ, проверяет и подписывает его.
Подписанный документ автоматически отправляется на email контрагента.
4. На почту контрагенту приходит уведомление о том, что необходимо подписать документ. Контрагент может подписать или отклонить этот документ.
5. Сотруднику приходит уведомление о том, что документ подписан обеими сторонами или отклонен контрагентом.
Документы, созданные в приложении, привязываются к компании и (или) сделке. По каждому контрагенту легко можно отследить статусы документов и их движение. Начальник отдела видит полную картину движения документов в своем отделе.
Что нужно, чтобы это работало?
Для организации:
1.Квалифицированная электронная подпись (скорее всего она уже есть, если вы отправляете документы в налоговую).
2. Установить приложение на портал Б24.
3. Средства электронной подписи: КриптоАРМ ГОСТ (устанавливается один раз) и КриптоПро CSP (скорее всего он уже стоит на компьютере, с которого отправляют документы в налоговую)
Для контрагента:
1.Квалифицированная электронная подпись
2.Средства электронной подписи: КриптоАРМ ГОСТ (устанавливается один раз) и КриптоПро CSP (скорее всего он уже стоит на компьютере, с которого отправляют документы в налоговую)
И можно начинать обмен электронными документами!
Особенности:
- Документы — файлы, добавленные в приложение — хранятся только в Битрикс24.Диск
- Для того, чтобы подписать электронный документ, КликДок запускает приложение — КриптоАРМ ГОСТ
Это приложение необходимо установить на одном рабочем месте Руководителя (или лица с правом подписи) и на рабочем месте Контрагента.
Для подписи документа, проверки подписи и шифрования существует API КриптоАРМ ГОСТ. Для работы используется локальный сервер, а технология сокетов позволяет клиенту работать с любым браузером.
- При подписании КликДок:
— передает каждый файл из Битрикс24 в КриптоАРМ ГОСТ на устройство пользователя
— каждый файл подписывается ключом электронной подписи на устройстве пользователя
— подписанный электронный документ загружается обратно в Битрикс24
Приложение КликДок идеально подойдет тем компаниям, которые посылают много документов своим клиентам на подпись. Использование приложения позволяет повысить процент получения подписанных оригиналов документов, сократить расходы на почту и ускорить работу менеджеров за счет управления документами прямо из CRM.
А главное, данное решение позволит обеспечить юридически значимый статус электронным документам, организовать единое окно для подписания документов, обеспечить удобное хранение и поиск подписанных документов.