Как создать программу адаптации персонала, которая будет работать

В этой статье мы расскажем об онбординге и адаптации персонала, а также о том, как снизить текучесть кадров.

Текучесть кадров считается естественным бизнес-процессом. На первый взгляд, все нормально. Одни сотрудники увольняются, а на их место приходят другие. Однако компания каждый раз теряет деньги. При открытии любой вакансии нужно потратить время на поиск кандидатов, собеседования, оформление документов и обучение. Кроме того, обязанности уволившегося работника приходится распределять между его бывшими коллегами. Это также приводит к потере времени.



Таким образом, заменяя сотрудника, компания рискует потерять сумму, равноценную его зарплате за два года. Согласно статистике, текучесть кадров обходится американским компаниям в 160 млрд долларов в год.

Владелец бизнеса в любом случае столкнется с такими проблемами, потому что сотрудники все равно будут увольняться. Однако уменьшить текучку до нормального уровня реально. В этом поможет правильная организация периода адаптации.

Почему важно обеспечить новичкам условия для акклиматизации

Сотруднику, который только что пришел на новое место, нужно безболезненно пережить первые дни. В это время человек внимательно изучает коллег, рабочие процессы, внутренние взаимоотношения. Роль новичка — стрессовая ситуация, которая обостряет восприятие негативных и позитивных моментов.

По данным Gartner, довольные периодом адаптации специалисты работают на 15-20% эффективнее тех, кто был им разочарован.



Wynhurst Group приводит следующие цифры: успешная акклиматизация на 57% повышает вероятность того, что сотрудник останется в компании и будет лоялен.

Очевидно, что период адаптации очень важен. Существует несколько способов, которые обеспечат новичкам комфортные условия.

Назначение наставника

Новые сотрудники часто чего-то не понимают, но стесняются спросить. Это стандартная ситуация. Временное непонимание внутренних процессов нормально, но руководству следует проявить предусмотрительность. Окруженный незнакомыми людьми новичок хочет продемонстрировать не свою некомпетентность в каких-либо вопросах, а лучшие качества. При этом ему неловко обращаться к начальнику или отвлекать коллег.

Решение такой проблемы — организация института наставничества. Каждого нового сотрудника нужно закрепить за опытным коллегой, который поделится опытом и проконтролирует процесс адаптации своего подопечного. Хорошо, если наставниками будут компетентные и дружелюбные люди с развитым чувством ответственности.

Знакомство с компанией

Часто практикуется подход, при котором специалисты должны с первого же дня фокусироваться только на профильных задачах. Практика показывает, что в долгосрочной перспективе это малоэффективно. Чтобы новичок стал полноценным членом команды, расскажите ему о наиболее важных моментах:

• миссии и ценностях компании;
• собственной роли в фирме;
• карьерных перспективах;
• основах корпоративной культуры и этики.
  

Как правило, эту задачу выполняет либо HR-менеджер, либо руководитель отдела, либо наставник. Некоторые организации даже проводят курсы знакомства с компанией.

Плавное включение в работу

Постарайтесь уберечь новичка от ситуации, в которой ему придется сразу же решать сложную задачу. Иногда соискатели приходят именно на горящие проекты, но в штатном режиме нужна плавная адаптация.

Познакомьте нового сотрудника с коллективом, предоставьте ему четкую должностную инструкцию, покажите инструменты для работы. Не нужно сразу максимально нагружать человека — повышать уровень сложности надо постепенно, в течение 1-2 недель. Это позволит новичку избежать сильного стресса и быстрее раскрыть свой потенциал.

Позитивный фидбек с первого дня

Люди хотят, чтобы их ценили. Чем выше квалификация сотрудника, тем важнее для него нематериальная мотивация в виде позитивной обратной связи. Такой фидбек полезен, поскольку создает благоприятное впечатление о компании.

Новичок может ошибаться, но акцентировать внимание на промахах не нужно. Критика должна быть конструктивной, но мягкой. Фокусируйтесь на достижениях и объясняйте сотруднику, как избежать подобных ошибок в будущем.



Перечисленные способы не работают, если речь идет о прокрастинации, саботаже или обычной некомпетентности. Иногда совершенно неподходящие люди могут «просочиться» даже через фильтр в виде HR-отдела. Важно понимать разницу между теми, кто только вливается и поэтому немного «тормозит», и теми, кого надо немедленно убирать.

Следите за тем, как именно новый сотрудник выполняет работу, но делайте это незаметно, чтобы не смущать его. Оптимальное решение — система ИНСАЙДЕР, которая позволяет оценивать продуктивность специалиста, его скорость, способность фокусироваться на задачах. Программа ИНСАЙДЕР оснащена таким удобным инструментом, как запись видео с монитора сотрудника. С его помощью можно посмотреть на действия подчиненного от первого лица.
Прозрачная система управления

Новичок не может знать «внутреннюю кухню». Это вызывает дискомфорт. Сотруднику интересно, оценят ли его старания, есть ли любимчики у руководителя, будут ли поощрять его успехи. Со временем он получит ответы на подобные вопросы. Однако со стороны руководителя будет правильно наглядно продемонстрировать честность и прозрачность.

Чем меньше скрытых непонятных процессов, тем легче адаптация. Например, людей эффективно мотивирует четкая схема премирования, которая привязана к объективным KPI. Вы можете взять отчеты из ИНСАЙДЕР, составить на их основе рейтинг сотрудников и обучить персонал работе с модулем программы для учета времени.

Прозрачность системы дает людям уверенность в будущем и возможность легко адаптироваться.



Постоянный контроль

Период адаптации у всех заканчивается в разное время. Одной-двух недель достаточно для обучения и постепенного повышения нагрузки, но полная акклиматизация может длиться даже год. На ее продолжительность влияет специфика работы и личные качества сотрудника.

Мы рекомендуем использовать ИНСАЙДЕР, чтобы с помощью отчетов отслеживать показатели всех подчиненных. Система покажет, кто теряет интерес к работе или постоянно ошибается. Держите руку на пульсе и сразу решайте намечающиеся проблемы. Тогда текучесть кадров в компании будет минимальной.