Права доступа в Битрикс24
29 декабря 2020
Автор: Овчинников Степан
Как работают права доступа в Битрикс24 и для чего они вообще нужны?
В серьёзной компании разграничение прав доступа — незаменимая вещь для перехода от хаоса и анархии к порядку и организованности. Права доступа нужны для того, чтобы все сотрудники исполняли конкретно свои обязанности, не отвлекаясь на задачи и обязанности других сотрудников.
Правильная установка прав доступа, в первую очередь, влияет на организованность и дисциплинированность сотрудников, что способствует увеличению общей эффективности и производительности. К тому же, разграничение прав доступа повышает информационную безопасность вашей компании.
Чтобы правильно установить права доступа, нужно сначала в них разобраться: к чему они могут применяться и какие они бывают.
Первым на рассмотрение возьмем раздел Группы, они же — Группы социальных сетей, они же — Проекты.
Существует два вида групп: Публичные и Приватные. Разница между ними в том, что в Публичные группы могут вступать пользователи по своему желанию, а в Приватные — только по прямому приглашению или после одобрения модератором. Помимо этого, в самой группе у Администратора свой набор настроек, которым он может регулировать права модераторов и обычных пользователей группы.
Также группы бывают Видимые и Невидимые. Видимые группы отображаются в общем списке групп и в поиске, невидимые — не отображаются. Для администратора ресурса видимыми являются все группы.
Как открыть панель настроек прав доступа для группы:
Что интересного можно тут настроить:
Права доступа внутри CRM
У модуля CRM есть широкий набор настроек прав доступа. Это реализовано с помощью так называемых "Ролей CRM". Для каждой из ролей есть свой список сущностей и прав к ним. А у каждой сущности можно настроить права доступа на какое-либо действие, например, чтение или редактирование. Есть даже возможность регулировать права доступа для каждой из стадий CRM Сделки или лида. Созданные "Роли CRM" можно привязывать к пользователям, группам пользователей, сотрудникам и отделам.
Где найти настройки прав доступа для CRM:
У Сделок в CRM есть также возможность создать дополнительные направления сделок (на западе называемые Pipelines). Это будет удобно большим компаниям, которые реализуют несколько направлений бизнеса или имеют разные типы сделок.
Как создать дополнительное направление сделок:
При редактировании прав доступа для Роли CRM для каждого из направлений сделок можно задать свои права доступа:
Рассмотрим реальный пример. Начальника, руководящего одним направлением, нужно временно назначить на контроль направлений сделок другого начальника. Для таких случаев можно в рамках одной Роли CRM выдать этому сотруднику права только на чтение и добавление для того направления, что он курирует.
Создадим Роль CRM и выставим нужные настройки: для нужного направления сделок в столбцах «Чтение» и «Добавление» добавим права «Все открытые»:
После этого, нужно добавить право доступа для пользователя:
И затем выбрать для него соответствующую Роль CRM:
Так как сотрудник временно исполняет обязанности, то должность его менять не нужно.
Телефония
В телефонии, равно как и в CRM, существуют настройки по ролям. Для каждой роли определяются доступы ко всем сущностям, связанным с телефонией. Виды прав доступа, которые можно присвоить роли, не идентичны, но схожи в большинстве своем: для некоторых сущностей есть лишь «нет доступа» и «любые», для других — полноценная настройка доступа «Нет доступа» — «Свои» — «Свои+своего отдела» — «Любые». Как и в настройках CRM, привязывать роли можно к Пользователям, Группам пользователей, Сотрудникам и отделам и Группам социальных сетей.
Рассмотрим такой случай: в некоторых компаниях есть строгий контроль процесса общения сотрудника с клиентом по телефону. Для обеспечения контроля нанимаются сотрудники — так называемые «Верификаторы», задача которых — прослушка и анализ всех разговоров.
Откроем список настроек Ролей Телефонии и добавим новую роль:
Назовем нашу роль «Верификатор» и добавим нужные права доступа:
Добавим пользователя в список пользователей с правами доступа:
Применим созданную роль к пользователю:
Бизнес-процессы
Для каждого отдельного создаваемого бизнес-процесса существуют настройки прав доступа. Они могут быть применены к пользователям, группам пользователей (которые создаются и определяются в административной панели), сотрудникам и отделам и группам социальных сетей (группы, обсуждаемые ранее). После добавления прав доступа, нужно выбрать уровень доступа. Он может быть от «полностью отсутствует» до «полный доступ». Уровни доступа включают в себя Добавление и Чтение, а также Добавление и Чтение в административной панели; Изменение с ограничениями и без таковых.
Разделение прав доступа нужно для систематизации рабочего процесса отделов. Например, для ведения учета штата компании отделу кадров следует выдать права доступа на Чтение бизнес-процессов по типу «Заявление на отпуск», «Заявление на командировку».
Диск
Для каждой папки или каждого файла имеются собственные настройки доступа. Изначально они выставлены так, что только создатель папки на своём Диске имеет полный доступ к содержимому. Однако есть возможность предоставить к нужной папке или нужному файлу права доступа не только пользователям, но группам пользователей и даже целым отделам. Права на доступ имеют следующий порядок: чтение, редактирование, запись, полный доступ. Каждое последующее право включает в себя все предыдущие, а полный доступ позволяет также и удалять содержимое.
Как попасть в меню настроек доступа к папке на Диске:
Как выглядит это меню:
Выдадим пользователю права на чтение папки:
Следует обратить внимание, что папка, к которой пользователю был предоставлен доступ, не появится сразу на его Диске. Чтобы это произошло, пользователь должен принять приглашение на подключение папки к его Диску. Несмотря на то, что права доступа были выданы, пользователь ещё не видит папку на своем Диске:
Битрикс24 автоматически высылает оповещение о предоставлении доступа к папке на Диске. Пользователь может и отказаться от приглашения к подключению папки к своему Диску.
Приглашение к подключению папки мгновенно отображается для пользователя:
После того, как пользователь принял приглашение, папка станет видна на его Диске:
Открытые линии
Настройки прав доступа Открытых линий очень похожи на настройки Телефонии. Вот где их можно найти:
И как они выглядят:
Популярные вопросы, связанные с правами доступа и ответы к ним
Q: Как сделать задачу, созданную в CRM Сделке, доступной для просмотра тем, кто в ней не участвует напрямую?
A: Можно в таком случае использовать Приватную группу в качестве проекта для создания Задачи.
Как это сделать:
Авторизуемся за пользователя, являющегося членом указанной группы, и посмотрим список задач для этой группы:
При этом пользователь не является участником задачи:
Это работает также с задачами, которые привязываются к CRM сущности.
Q: Какими ограничениями прав доступа можно запретить редактирование комментариев или, например, активностей в Живой ленте CRM?
A: К сожалению, прямого и простого решения данного вопроса в облачной версии Битрикс24 нет. Но Вы можете приобрести коробочную версию и обратиться к нам, мы обязательно решим Вашу проблему.
Вывод
Мы выяснили, для чего нужны права доступа и как они реализованы в Битрикс24. Узнали, как их настроить и даже увидели конкретные примеры, где без них не обойтись. Я всегда готов ответить на вопросы, если они у вас возникнут.
В серьёзной компании разграничение прав доступа — незаменимая вещь для перехода от хаоса и анархии к порядку и организованности. Права доступа нужны для того, чтобы все сотрудники исполняли конкретно свои обязанности, не отвлекаясь на задачи и обязанности других сотрудников.
Правильная установка прав доступа, в первую очередь, влияет на организованность и дисциплинированность сотрудников, что способствует увеличению общей эффективности и производительности. К тому же, разграничение прав доступа повышает информационную безопасность вашей компании.
Чтобы правильно установить права доступа, нужно сначала в них разобраться: к чему они могут применяться и какие они бывают.
Первым на рассмотрение возьмем раздел Группы, они же — Группы социальных сетей, они же — Проекты.
Существует два вида групп: Публичные и Приватные. Разница между ними в том, что в Публичные группы могут вступать пользователи по своему желанию, а в Приватные — только по прямому приглашению или после одобрения модератором. Помимо этого, в самой группе у Администратора свой набор настроек, которым он может регулировать права модераторов и обычных пользователей группы.
Также группы бывают Видимые и Невидимые. Видимые группы отображаются в общем списке групп и в поиске, невидимые — не отображаются. Для администратора ресурса видимыми являются все группы.
Как открыть панель настроек прав доступа для группы:
Что интересного можно тут настроить:
Права доступа внутри CRM
У модуля CRM есть широкий набор настроек прав доступа. Это реализовано с помощью так называемых "Ролей CRM". Для каждой из ролей есть свой список сущностей и прав к ним. А у каждой сущности можно настроить права доступа на какое-либо действие, например, чтение или редактирование. Есть даже возможность регулировать права доступа для каждой из стадий CRM Сделки или лида. Созданные "Роли CRM" можно привязывать к пользователям, группам пользователей, сотрудникам и отделам.
Где найти настройки прав доступа для CRM:
У Сделок в CRM есть также возможность создать дополнительные направления сделок (на западе называемые Pipelines). Это будет удобно большим компаниям, которые реализуют несколько направлений бизнеса или имеют разные типы сделок.
Как создать дополнительное направление сделок:
При редактировании прав доступа для Роли CRM для каждого из направлений сделок можно задать свои права доступа:
Рассмотрим реальный пример. Начальника, руководящего одним направлением, нужно временно назначить на контроль направлений сделок другого начальника. Для таких случаев можно в рамках одной Роли CRM выдать этому сотруднику права только на чтение и добавление для того направления, что он курирует.
Создадим Роль CRM и выставим нужные настройки: для нужного направления сделок в столбцах «Чтение» и «Добавление» добавим права «Все открытые»:
После этого, нужно добавить право доступа для пользователя:
И затем выбрать для него соответствующую Роль CRM:
Так как сотрудник временно исполняет обязанности, то должность его менять не нужно.
Телефония
В телефонии, равно как и в CRM, существуют настройки по ролям. Для каждой роли определяются доступы ко всем сущностям, связанным с телефонией. Виды прав доступа, которые можно присвоить роли, не идентичны, но схожи в большинстве своем: для некоторых сущностей есть лишь «нет доступа» и «любые», для других — полноценная настройка доступа «Нет доступа» — «Свои» — «Свои+своего отдела» — «Любые». Как и в настройках CRM, привязывать роли можно к Пользователям, Группам пользователей, Сотрудникам и отделам и Группам социальных сетей.
Рассмотрим такой случай: в некоторых компаниях есть строгий контроль процесса общения сотрудника с клиентом по телефону. Для обеспечения контроля нанимаются сотрудники — так называемые «Верификаторы», задача которых — прослушка и анализ всех разговоров.
Откроем список настроек Ролей Телефонии и добавим новую роль:
Назовем нашу роль «Верификатор» и добавим нужные права доступа:
Добавим пользователя в список пользователей с правами доступа:
Применим созданную роль к пользователю:
Бизнес-процессы
Для каждого отдельного создаваемого бизнес-процесса существуют настройки прав доступа. Они могут быть применены к пользователям, группам пользователей (которые создаются и определяются в административной панели), сотрудникам и отделам и группам социальных сетей (группы, обсуждаемые ранее). После добавления прав доступа, нужно выбрать уровень доступа. Он может быть от «полностью отсутствует» до «полный доступ». Уровни доступа включают в себя Добавление и Чтение, а также Добавление и Чтение в административной панели; Изменение с ограничениями и без таковых.
Разделение прав доступа нужно для систематизации рабочего процесса отделов. Например, для ведения учета штата компании отделу кадров следует выдать права доступа на Чтение бизнес-процессов по типу «Заявление на отпуск», «Заявление на командировку».
Диск
Для каждой папки или каждого файла имеются собственные настройки доступа. Изначально они выставлены так, что только создатель папки на своём Диске имеет полный доступ к содержимому. Однако есть возможность предоставить к нужной папке или нужному файлу права доступа не только пользователям, но группам пользователей и даже целым отделам. Права на доступ имеют следующий порядок: чтение, редактирование, запись, полный доступ. Каждое последующее право включает в себя все предыдущие, а полный доступ позволяет также и удалять содержимое.
Как попасть в меню настроек доступа к папке на Диске:
Как выглядит это меню:
Выдадим пользователю права на чтение папки:
Следует обратить внимание, что папка, к которой пользователю был предоставлен доступ, не появится сразу на его Диске. Чтобы это произошло, пользователь должен принять приглашение на подключение папки к его Диску. Несмотря на то, что права доступа были выданы, пользователь ещё не видит папку на своем Диске:
Битрикс24 автоматически высылает оповещение о предоставлении доступа к папке на Диске. Пользователь может и отказаться от приглашения к подключению папки к своему Диску.
Приглашение к подключению папки мгновенно отображается для пользователя:
После того, как пользователь принял приглашение, папка станет видна на его Диске:
Открытые линии
Настройки прав доступа Открытых линий очень похожи на настройки Телефонии. Вот где их можно найти:
И как они выглядят:
Популярные вопросы, связанные с правами доступа и ответы к ним
Q: Как сделать задачу, созданную в CRM Сделке, доступной для просмотра тем, кто в ней не участвует напрямую?
A: Можно в таком случае использовать Приватную группу в качестве проекта для создания Задачи.
Как это сделать:
Авторизуемся за пользователя, являющегося членом указанной группы, и посмотрим список задач для этой группы:
При этом пользователь не является участником задачи:
Это работает также с задачами, которые привязываются к CRM сущности.
Q: Какими ограничениями прав доступа можно запретить редактирование комментариев или, например, активностей в Живой ленте CRM?
A: К сожалению, прямого и простого решения данного вопроса в облачной версии Битрикс24 нет. Но Вы можете приобрести коробочную версию и обратиться к нам, мы обязательно решим Вашу проблему.
Вывод
Мы выяснили, для чего нужны права доступа и как они реализованы в Битрикс24. Узнали, как их настроить и даже увидели конкретные примеры, где без них не обойтись. Я всегда готов ответить на вопросы, если они у вас возникнут.