Работа с задачами в «Битрикс24»

Корпоративный портал «Битрикс24» позволяет организовать работу и наладить взаимодействие внутри компании и между отделами. В едином информационном пространстве можно управлять командой, распределять задачи, контролировать активность сотрудников. На портале собраны все данные о работе менеджеров. Здесь можно в любое время узнать:

• на каком этапе выполнения находится задача;
• какие задачи выполняются, а какие уже завершены;
• сколько задач выполнено;
• кто из работников отвечает за задачу;
• с кем из партнеров взаимодействует ответственное лицо.

«Битрикс24» — это множество преимуществ. Для управления проектами не требуются дополнительные усилия: чтобы установить и настроить продукт, нужно немного времени.

Как поставить задачу: инструкция для пользователей

Постановка задачи занимает несколько кликов.

Зайдите в меню, найдите вкладку «Задачи и Проекты» и нажмите «Добавить задачу».


После этого выполните основные настройки: введите название и описание задачи, назначьте ответственного, соисполнителя и наблюдателя. Когда роли распределены, обозначьте крайний срок выполнения с помощью встроенного календаря. Помимо этого, можно воспользоваться чек-боксом и отметить важность задачи.


При необходимости пользователь в поле описания прикрепляет файлы, чек-лист и ссылки. Также можно добавить напоминание и оформить текст как цитату.

Во вкладке «Еще» есть дополнительные настройки. С их помощью можно разрешить ответственному лицу переносить сроки сдачи или добавить задачу в избранное. Для этого нужно только отметить галочками соответствующие поля.

Выполненная задача возвращается постановщику на проверку. Он либо принимает ее, либо отправляет на доработку.


Чтобы ознакомиться с описанием интересующей опции, надо навести курсор на иконку с «?».
Портал позволяет связывать задачи друг с другом или прикреплять их к другим задачам. Первый вариант подходит для задач, которые относятся к разным проектам, но при этом имеют общие пункты. Второй вариант помогает объединить задачи в рамках одного проекта.


Роли в задачах

Постановщик. Контролирует выполнение задачи. Постановщиком автоматически становится тот, кто создает задачу. При необходимости стать постановщиком может другой пользователь портала. Ответственный — исполнитель задачи, который имеет право приглашать наблюдателей и изменять статус задачи в соответствии с настройками доступа. Если ответственному нужна помощь, назначается соисполнитель. Последний может редактировать чек-лист, добавлять ссылки, оставлять комментарии.

Наблюдатель — сотрудник без доступа к выполнению задачи и ее результатам. Наблюдатель видит статус задачи, отслеживает процесс выполнения работы, оставляет комментарии. Обычно наблюдатель — это непосредственный руководитель ответственного.


Постановщиком и ответственным может быть только один сотрудник, а наблюдателями и исполнителями иногда назначают нескольких работников.

Меню

В верхней части страницы находится меню. Оно значительно упрощает работу с задачами. Вкладки меню распределяются в соответствии с ролями:

1. «Все» — задачи, к которым сотрудник либо имел отношение ранее, либо относится сейчас.
2. «Делаю» — задачи, в которых сотрудник является исполнителем.
3. «Помогаю» — задачи, в которых сотрудник играет роль соисполнителя.
4. «Поручил» — задачи, где сотрудник является постановщиком.
5. «Наблюдаю» — задачи, в которых сотрудник является наблюдателем.
   

Иногда рядом с вкладками находятся красные «лампочки» — символ, который означает непросмотренные задачи. Нужно кликнуть на ссылку, чтобы посмотреть и проверить задачи. Если задачи просмотрены, лампочки гаснут. Упростить работу с задачами помогают специальные вкладки в меню:

1. «Проекты» — задачи, которые относятся к отдельным группам (например, экстранет) или проектам.
2. «Канбан» — доска со всеми задачами. С помощью онлайн-доски можно отслеживать работу в проектах или группах, видеть, на каком этапе находятся задачи, распределять их по стадиям.
3. «Руковожу» — опция для руководителя, которая позволяет ему оценивать рабочую ситуацию в отделе и следить за исполнителями и задачами.
4. «Эффективность» — вкладка с количеством закрытых задач и комментариев к ним.
5. «Приложения» — инструмент для быстрого перехода на вкладку с доступными для скачивания приложениями, которые помогают решать задачи.
6. «Корзина» — место, где хранятся удаленные задачи. Эти задачи можно как восстановить, так и удалить навсегда. Доступ ко всем корзинам есть у администратора корпоративного портала.
   

Во вкладке «Еще» находятся такие инструменты:

1. «Отчеты», которые позволяют просматривать отчеты по задачам.
2. «Занятость» — инструмент для планирования времени.
3. «Шаблоны» для постановки регулярных задач.
   

Во время работы можно запутаться. Сотрудники из разных групп получают задачи, при этом необходимо учитывать приоритеты и уровень занятости работников. Выход — списки в группах задач. Они показывают, кто простаивает, кто перегружен работой и насколько быстро сотрудники выполняют задачи.

Благодаря тому, что задачи в списке группируются, разобраться со всеми вопросами легко. В «Битрикс24» можно сортировать задачи по статусам и понимать, что именно в настоящий момент делает конкретный сотрудник.

Шаблоны

Для повторяющихся задач можно создать шаблон задачи с автоматической постановкой. Портал все сделает сам: создаст задачу, заполнит нужные поля, распределит роли. Вам нужно только внести правильные настройки. Создать шаблон просто: зайдите в «Задачи и Проекты», откройте «Еще» и нажмите «Добавить». Перед пользователем появятся ранее созданные шаблоны, их можно редактировать или удалять.

Новый шаблон создается в открывшейся вкладке. Здесь необходимо заполнить поля в соответствии с инструкцией по постановке задачи. Указанные параметры будут действовать для всех задач, которые создаются по шаблону. Пользователь может редактировать как сам шаблон, так и любую отдельную задачу.


Повторяющиеся задачи

Чтобы создать автоматически повторяющиеся задачи, необходимо провести настройку, аналогичную созданию шаблона. Этот полезный инструмент позволяет ставить задачи в автоматическом режиме, а не создавать их снова и снова. Что делать: зайти в «Дополнительные настройки» и кликнуть «Сделать задачу регулярной», установить дату, время, число повторов и крайний срок. Шаблон разрешается регулярно применять, редактировать и удалять.


Задачи в «Битрикс24» — это удобный инструмент с широким функционалом. Он помогает отслеживать, как работают сотрудники, оценивать и контролировать эффективность компании.