Система учета рабочего времени: что это и как работает

Сотрудники, которые ленятся работать, есть в любом коллективе. Это настоящая проблема для работодателя. Большую часть рабочего времени они тратят на что угодно. Не спеша попить кофе, посидеть в соцсетях, обсудить новости с коллегами – для них святое. В промежутках между чаепитиями – обеденный перерыв, так и до конца рабочего дня рукой подать. Все, что не успели сделать, переносим на завтра. И так до бесконечности.


Какой начальник станет терпеть постоянные оправдания и бездельников в своем коллективе? Выступать в роли надсмотрщика и стоять с кнутом над нерадивым сотрудником готов не каждый. В этой ситуации на помощь приходит система учета рабочего времени.

Виды учета рабочего времени

Отмечать время прихода и ухода сотрудников авторучкой – процесс долгий и устаревший. К тому же он имеет множество минусов. Например, можно подтасовать данные в пользу работников. Опоздал на полчаса – запишем, что пришел вовремя. Пресловутый «человеческий фактор» в действии. Контролировать занятость сотрудников таким способом тоже сомнительно.
Сегодня на смену таблицам «от руки» пришли автоматизированные системы учета рабочего времени.

Есть несколько видов подсчета времени работы персонала:

• Ежедневный. Его успешно применяют 80% предприятий. Система фиксирует отработанные часы за сутки. При восьмичасовом рабочем дне получается 40 часов в неделю. Учитывается промежуток времени с 8:00 до 17:00 или с 9:00 до 18:00. Сотрудник получает зарплату на основании отработанных часов.
• Еженедельный. Его используют не так часто, например, когда человек работает по персональному графику или на предприятии установлен специальный режим. К примеру, два дня можно работать по 10 часов, а следующие – по 5. Важно в итоге набрать необходимые 40 часов.
• Суммированный. Этот принцип используют предприятия с ненормированным рабочим днем, когда занятость сотрудника не умещается в рамки одного дня, недели или месяца. Также принцип оправдан, когда речь идет о непрерывной или сменной работе.
• Учет рабочего времени по отпечаткам пальцев
  

Сегодня вести учет рабочего времени можно с помощью биометрических систем. Речь идет об определении личности сотрудника, времени его прихода и ухода по отпечатку пальца. Достаточно поднести палец к биометрическому считывателю, и система зафиксирует вас на рабочем месте. Кроме того, программа позволяет контролировать сотрудника в течение дня в режиме онлайн.

Программа идентифицирует человека с точностью до 100%. Преимущества этого метода очевидны: отпечатки сохраняются в базе, их нельзя «одолжить» другому. Отметиться за опоздавшего коллегу, разумеется, тоже не получится. Кроме того, это позволит оптимизировать распределение зарплат и премий: работодатель видит, что платит сотруднику за фактически отработанные часы.

Стоит упомянуть и о недостатках биометрического распознавания. Иногда это психологически сложно для сотрудника: у человека может возникать ассоциация со снятием отпечатков пальцев в полиции или тюрьме. Другие недостатки этой системы носят технический характер:

• Неполадки с интернетом. Иногда ПО вносит и подтверждает отпечаток пальца, а в базу показания не поступают. Можно решить, что человек не явился на работу или вовсе не уходил домой.
• В спешке можно забыть приложить палец. Бывает, что человек опоздал к началу рабочего дня, а система покажет, что сотрудник не явился на службу. В результате невинный работник будет вынужден доказывать начальству, что был на месте.
• Система требует повторить точное положение пальца во время снятия первого отпечатка. И это проблема, поскольку другие варианты сканер не распознает. Нужно несколько раз приложить палец под разным углом, прежде чем система сумеет опознать работника. Это получается не сразу. Время идет, и на входе толпятся другие сотрудники в ожидании своей очереди.
  

Учет рабочего времени по картам

Электронные карты — отличный вариант для организаций, где много помещений с ограниченным доступом и где есть возможность поставить несколько терминалов. С помощью карт можно контролировать рабочее время сотрудников во всем здании. Прежде чем выбрать этот способ, нужно убедиться, что интернет в организации работает без сбоев.

Преимущества СКУД:

• карта – пропуск работника, в котором есть его данные и фотография;
• карту нельзя передавать другому человеку или с ее помощью пропускать на предприятие чужаков;
• учет трудового времени по картам позволяет вести график персонала и рассчитывать зарплату.
  

У этой схемы есть также несколько недостатков:

• СКУД ведет отдельный работник. Он наблюдает за всеми действиями, вносит изменения, корректирует ограничения. Для решения этих задач приходится брать в штат дополнительного человека.
• Сложная установка. В нее входят считыватели для карт, контроллер доступа, блок питания.
• Работники часто теряют бесконтактные пластиковые карты. В этом случае руководителю придется покупать их снова.
  

Учет рабочего времени сотрудников по лицам

Контролировать дисциплину помогают терминалы. Для этого нужно подойти к устройству и взглянуть в него или в его сторону. Личность сотрудника будет идентифицирована по геометрии лица. Преимуществом является то, что терминалу для работы не нужен интернет. Обычно он работает через блок питания, но можно использовать Wi-Fi. В таком случае появится возможность поставить терминал на любом расстоянии от сервера с программой.

Такая система более выгодна, чем контроль по отпечатку пальца. При считывании лица обрабатывается большой объем данных. Этот шаблон содержится в вычислительном модуле и позволяет рассмотреть лицо со всех сторон. Такой же шаблон используют для сравнения с человеком, проходящим через турникет.

Однако, тут есть свои подводные камни. Система может ошибиться, когда увидит двух похожих внешне людей. Из-за этого есть риск, что в здание попадет посторонний человек, похожий на вашего сотрудника. Иногда таким образом на предприятия проникают злоумышленники.

Биометрический учет рабочего времени

У каждого работника есть свой биометрический идентификатор. Он нужен для считывания неповторимых характеристик: сетчатки глаз, отпечатков пальцев, тембра голоса или рисунка вен. Эти характеристики нельзя подделать, забыть дома, потерять. С их помощью можно пройти контроль, отметить свое присутствие на работе или получить доступ к закрытой информации. Данные о биометрических идентификаторах заносятся в общую базу. Ее можно в любой момент обновить, дополнить или изменить.

У подхода есть один недостаток – высокая стоимость оборудования. Так, для биометрического контроля необходим мощный процессор, биологические сканеры, интерфейсы для передачи большого объема данных.


На некоторых объектах лучше установить несколько точек идентификации для отслеживания перемещения сотрудников по территории на протяжении всего рабочего дня.

Автоматизированные сервисы актуальны для составления табелей и отчетов, расчета нагрузки, зарплат и штрафов. Они помогают оценить пользу работы конкретного отдела, продуктивность каждого сотрудника, наладить дисциплину, информировать о несанкционированных подключениях. Биометрический учет позволит разграничить доступ по зонам.

Программа учета рабочего времени

Сервисы учета рабочего времени востребованы в разных сферах. Руководители среднего и крупного бизнеса используют их для оптимизации всех рабочих процессов. Преимущества таких ПО:

• руководитель знает, чем занят сотрудник на рабочем месте в определенный отрезок времени;
• IT-специалисты отслеживают сбои в работе ПО, восстанавливают случайно уничтоженные данные, пароли;
• если на предприятии есть секретная информация, программа установит, кто из сотрудников нарушает политику безопасности.
  

Кроме того, программа позволяет отказаться от бумажных журналов и снизить загруженность отдельных сотрудников.

Мониторинговые программы запускаются в рабочие часы, при необходимости можно установить нужный график или круглосуточный режим. Обслуживание программы не требует привлечения новых специалистов.

Один из самых эффективных сервисов учета рабочего времени — ИНСАЙДЕР. Программа запускается сразу при включении компьютера и отслеживает занятость сотрудника и его активность. Так, если с мышкой или клавиатурой более пяти минут ничего не происходит, система начинает отсчет времени бездействия.


Сервис всю активность делит на продуктивную и непродуктивную. Иными словами, сотруднику недостаточно просто находиться за компьютером и передвигать мышку: нужно выполнять свои рабочие задачи.

Цель программы – повысить эффективность сотрудников, не создавая ощущения тотального контроля. Для освоения программы ИНСАЙДЕР нужно 5 минут свободного времени: изучите экраны активности, настроек, группировки и регламенты.

При этом польза сервиса очевидна: вы сможете более эффективно следить за деятельностью сотрудников в рабочее время. На сегодняшний день нет более действенного способа для этого.