Учет рабочего времени: как автоматизировать процесс и повысить производительность команды — советы в блоге

Нет таких сотрудников, которые 100% рабочего времени заняты исключительно выполнением своих трудовых обязанностей — это должен осознавать каждый руководитель. Поэтому важно выявлять причины потерь рабочего времени и подбирать адекватные методы для снижения их негативного влияния.

Полностью устранить такие потери невозможно, но их можно значительно сократить, при этом сохранить высокую эффективность бизнес-процессов. Для этого важно вести учет рабочего времени и регулярно анализировать активность подчиненных. В статье расскажем, какие методы позволяют объективно фиксировать фактическую занятость сотрудников.

[spoiler]
Учет рабочего времени: определение и виды

Учет рабочего времени (УРВ) — это система регистрации фактически отработанных сотрудником часов с целью обеспечения корректного начисления заработной платы и контроля соблюдения трудового распорядка. Он позволяет работодателю не только отслеживать присутствие персонала, но и анализировать загрузку, планировать ресурсы и минимизировать потери времени.

Хотя УРВ — одна из основных обязанностей руководителя согласно ТК РФ, четко прописанных методик для этого не существует. Каждый работодатель вправе самостоятельно выбирать, каким образом отслеживать соблюдение режима труда.

Ежедневный учет

Этот подход чаще всего используется в организациях с фиксированным графиком работы. Сотрудник ежедневно отмечает количество отработанных часов (например, в табеле или таймшите), а в конце расчетного периода эти данные суммируются для начисления заработной платы.

Табель учета рабочего времени в «ИНСАЙДЕР»

Однако такой метод может вызывать сложности. Например, если в понедельник сотрудник отработал 10 часов, а в пятницу — всего 6, то при ежедневном учете часть времени может быть ошибочно расценена как сверхурочная. В подобных случаях выгоднее использовать учет за более длительный период, чтобы оплата производилась по норме, а не как за переработку.

Еженедельный учет

Этот вариант подходит для предприятий, где продолжительность рабочего дня варьируется в зависимости от потребностей производства. Несмотря на гибкий график, общая продолжительность рабочей недели не должна превышать установленную Трудовым кодексом норму — 40 часов.

Зарплата при таком учете начисляется раз в неделю. Если сотрудник отработал ровно 40 часов, они оплачиваются по основной ставке. Все, что выполнено сверх — считается сверхурочным и оплачивается дополнительно. Такой подход помогает избежать недовольства сотрудников, связанного с неоплаченной переработкой.

Суммированный учет

Когда ежедневный или еженедельный учет нецелесообразен, компании могут увеличить расчетный период до месяца, квартала или даже года. Однако для работников, которые трудятся во вредных или опасных условиях труда, закон ограничивает максимальный период суммированного учета тремя месяцами.

Независимо от выбранного способа, его применение должно быть оформлено внутренним приказом организации. При суммированном учете ежедневно фиксируются отработанные часы, а итоги подводятся по окончании всего расчетного периода. Оплата труда при этом производится по фиксированной ставке, а сверхурочные часы, если они есть, компенсируются дополнительно по завершении периода.

Табель учета рабочего времени

Согласно положениям российского законодательства, все небюджетные организации обязаны вести учет рабочего времени своих сотрудников. Это требование вытекает из норм Конституции РФ и направлено на обеспечение прозрачности трудовых отношений. Данные табеля могут быть запрошены контролирующими органами, в частности, Федеральной налоговой службой (ФНС), Фондом социального страхования (ФСС) или Государственной инспекцией труда — особенно в случае проверок или жалоб на нарушение трудовых прав работников.

Для чего нужен табель

Табель УРВ — документ, в котором фиксируется информация о явках и неявках каждого сотрудника за определенный период. В нем отражаются отработанные часы, дни болезни, отпуска, отгулы и другие виды отсутствия на рабочем месте.

Основные цели ведения табеля:

• контроль соблюдения сотрудниками установленного распорядка дня;

• корректное начисление заработной платы, авансов, пособий и удержаний;

• предоставление достоверной информации по запросу государственных органов (ФНС, ФСС, Росстат, Трудовая инспекция и др.).

Утверждены формы табеля

Для ведения учета используются унифицированные формы — Т-12 и Т-13. Образцы их заполнения можно легко найти в интернете.

Основное отличие между ними: форма Т-12 включает дополнительный раздел с данными о начислениях и удержаниях, что упрощает работу бухгалтерии при расчете зарплаты. Форма Т-13 ориентирована исключительно на учет отработанного времени.

Кто и как заполняет табель

Ответственность за ведение табеля обычно возлагается на HR-специалиста или другого назначенного сотрудника. Существует два основных подхода к заполнению:

• Поденный учет — все явки и неявки фиксируются каждый рабочий день.

• Учет по отклонениям — в табель вносятся только нарушения графика: опоздания, прогулы, отгулы, больничные и т. п.

На крупных предприятиях табели, как правило, ведутся по подразделениям. По окончании отчетного периода их проверяет и подписывает руководитель отдела, после чего документы передаются в бухгалтерию или отдел документооборота. Табели хранятся не менее 1 года — этого требует законодательство для возможных проверок.

Организация вправе адаптировать стандартные формы под свои нужды или разработать собственный бланк, если необходима фиксация дополнительных реквизитов.

Основные методы учета рабочего времени

Помимо традиционных табелей, предприятия могут фиксировать рабочие часы сотрудников с помощью различных инструментов и подходов. Среди них:

• Использование специализированных тайм-трекеров, СУРВ и другого программного обеспечения для учета времени.

• Ведение учета в электронных таблицах — например, в Excel или Google Таблицах.

• Использование журнала учета явок, где фиксируется время прихода и ухода сотрудников.

• Применение систем видеонаблюдения и/или аудиозаписи для подтверждения присутствия на рабочем месте.

• Интеграция данных в бухгалтерские программы для автоматизации расчета з/п.

• Внедрение контроллеров и электронных пропускных систем (например, карт или биометрии).

• Подключение CRM-систем, в которых отслеживается активность сотрудников в рамках рабочих процессов.

Классический метод — заполнение табелей — остается основным для целей налогового и трудового контроля, а также для корректного начисления заработной платы. Однако альтернативные способы значительно повышают удобство, точность и оперативность учета, особенно в условиях удаленной или гибкой работы. Далее рассмотрим каждый из этих методов подробнее.

Тайм-трекеры

Установка тайм-трекера на рабочие ПК позволяет объективно оценивать не только объем, но и качество труда сотрудников. Программа автоматически фиксирует время включения и выключения компьютера, а также с заданной периодичностью делает скриншоты рабочего стола, которые отражают реальную активность пользователя.

Согласно действующему законодательству, использование таких программ не требует получения отдельного согласия подчиненных, если они применяются в рамках служебных задач и на корпоративной технике.

Благодаря тайм-трекеру руководство получает данные, которые позволяют оценить, насколько эффективно каждый сотрудник использует свое рабочее время, выявить простои и оптимизировать загрузку персонала.

Системы учета рабочего времени (СУРВ)

На рынке существует множество специализированных программ для учета и анализа рабочего времени, объединяющих в себе функции мониторинга, аналитики и управления продуктивностью. Это уже не просто тайм-трекеры, а комплексные решения, нацеленные на повышение эффективности труда. В качестве примера рассмотрим возможности программы «ИНСАЙДЕР».

1. Многоуровневый учет рабочего времени

Программа фиксирует точное время начала и окончания работы каждого сотрудника, выявляет периоды простоя и нецелевого использования времени. При этом предоставляется как общая картина активности, так и детализация по часам или другим временным интервалам.

Результаты учета рабочего времени в «ИНСАЙДЕР»

2. Оценка продуктивности

Система анализирует, какие приложения и веб-сайты использует сотрудник в течение дня. На основе заранее заданных правил или алгоритмов она классифицирует их как продуктивные или непродуктивные, что позволяет объективно оценивать эффективность работы.

Статистика продуктивности в «ИНСАЙДЕР»

3. Автоматический контроль ресурсов

При необходимости можно настроить запрет на доступ к определенным программам или сайтам. В случае попытки обхода ограничений система автоматически генерирует отчет со скриншотом, который подтверждает инцидент, и уведомляет руководителя.

Статистика инцидентов в «ИНСАЙДЕР»

4. Скриншоты по событиям

Для фиксации действий сотрудника в течение дня программа делает снимки экрана и сохраняет их на сервере. Это позволяет не только отследить взаимодействие с конкретным ПО, но и оперативно расследовать нарушения трудовой дисциплины или инциденты, связанные с информационной безопасностью.


Примеры скриншотов в «ИНСАЙДЕР»

«ИНСАЙДЕР» — гибкая система, которая позволяет настраивать процессы контроля персонала и учета рабочего времени под специфику каждой компании:

• Индивидуальные графики. Время начала и окончания рабочего дня можно задавать отдельно для каждого сотрудника — особенно актуально при гибких или сменных режимах работы.
  

Настройка графиков в «ИНСАЙДЕР»

• Персонализированные списки ресурсов. Для одних сотрудников соцсети — рабочий инструмент (например, для SMM-менеджера), для других — отвлечение. Система позволяет точечно настраивать категории в зависимости от должности и задач.
  

Настройка программ и сайтов в «ИНСАЙДЕР»

Можно ли с помощью «ИНСАЙДЕРа» контролировать использование рабочего времени удаленными сотрудниками? Конечно! Решение эффективно снимает ключевые опасения руководства и превращается в надежный инструмент управления дистанционной командой.

Главное преимущество системы — ее взаимная польза: она не только дает руководителю объективные данные о работе, но и помогает самому сотруднику вести самоконтроль и отстаивать справедливую оплату труда. Когда есть прозрачная фиксация времени и нагрузки, у работодателя не остается оснований занижать вознаграждение за качественно выполненные задачи.

Таймшиты

Таймшит (от английского timesheet — «лист учета времени») — это таблица, в которой фиксируется время, затраченное сотрудником на выполнение задач. Раньше такие листы велись на бумаге, но сегодня гораздо чаще используются цифровые аналоги — в частности, электронные таблицы в Эксель или Google. Как правило, создается универсальный шаблон, который сотрудники заполняют ежедневно, внося лишь небольшие корректировки раз в месяц.

Преимущества:

• Простота и наглядность: метод интуитивно понятен большинству сотрудников.

• Минимальные затраты: не требует покупки специализированного ПО или оплаты подписок.

• Широкая распространенность: многие уже знакомы с таким форматом учета.

Недостатки:

• Ограниченная функциональность: time sheet фиксирует только объем отработанного времени, но не отражает эффективность или качество работы.

• Высокая трудоемкость: ответственному сотруднику приходится вручную собирать, проверять и сводить данные, что отнимает много времени.

• Риск ошибок: из-за ручного ввода легко допустить неточности — особенно в компаниях со сменным графиком или большим штатом.

• Непригодность для масштабных организаций: в крупных компаниях такой подход быстро становится неэффективным, и требуется переход к автоматизированным системам.

Кроме того, Excel-файл приходится ежемесячно отправлять в бухгалтерию. В случае с Google Таблицами можно просто предоставить доступ — это практически единственное преимущество облачного формата перед локальным файлом.

Журналы учета присутствия

Журнал учета присутствия — это проверенный и до сих пор актуальный инструмент для детального контроля за явкой сотрудников. Как правило, он размещается на контрольно-пропускном пункте (КПП), где каждый работник подписывается и самостоятельно фиксирует время прихода и ухода с работы.
Рекомендуется предусмотреть в журнале отдельную графу для указания причин опозданий, а также реквизитов подтверждающих документов — например, номеров больничных листов или заявлений на отпуск.

Такой подход особенно полезен при работе с сотрудниками с гибким графиком: вы сможете объективно оценить, кто действительно выполняет или даже перевыполняет норму, а кто систематически нарушает трудовой порядок. В зависимости от этого можно принимать управленческие решения — от наложения взысканий до начисления премий.

Кроме того, журнал позволяет анализировать загрузку руководителей подразделений: выявлять перегрузку, дисбаланс в распределении задач или дефицит кадров в отдельных отделах.

Если в вашей организации много сотрудников с ненормированным рабочим днем, для них целесообразно вести отдельный журнал учета, чтобы учитывать особенности их графика и компенсировать сверхурочную работу в соответствии с законодательством.

Системы видеонаблюдения

Все больше работодателей прибегают к видеонаблюдению как к инструменту контроля рабочего времени. Однако такой подход может вызывать у сотрудников ощущение дискомфорта или даже недоверия, поэтому применять его стоит только при наличии обоснованных причин.

Важно помнить: скрытая запись запрещена законом. Перед установкой камер или систем аудиозаписи необходимо уведомить персонал и получить его письменное согласие — это требование трудового и конституционного законодательства.

Работодатель может выбрать как простую видеокамеру, так и более сложное оборудование с функцией записи звука — все зависит от поставленных задач и финансовых возможностей компании. При этом следует учитывать, что расходы не ограничиваются лишь покупкой и монтажом техники.

Для того чтобы видеонаблюдение приносило реальную пользу, в организации должен быть ответственный сотрудник, который будет регулярно просматривать записи, выявлять нарушения трудовой дисциплины и фиксировать их. Без систематического анализа такой метод контроля теряет эффективность и превращается в формальность.

Бухгалтерские программы

Современные бухгалтерские программные решения часто включают функцию генерации специализированных отчетов, что значительно ускоряет и упрощает рутинные процессы, связанные с учетом рабочего времени.

Среди преимуществ этого метода УРВ:

• Автоматизация расчетов: программа самостоятельно обрабатывает данные, что исключает необходимость ручных вычислений.

• Экономия времени: формирование ведомостей и табелей занимает гораздо меньше усилий по сравнению с ручным вводом.

• Повышенная точность: снижается вероятность ошибок, вызванных человеческим фактором или невнимательностью сотрудников.

• Отсутствие дополнительных затрат: учет рабочего времени реализуется в рамках уже используемого бухгалтерского ПО, без необходимости подключать отдельные сервисы или платить за дополнительные операции.

Контроллеры

Многие компании для контроля явки сотрудников используют системы на основе контроллеров — устройств, к которым работники прикладывают идентификационные карты при входе и выходе из здания. Они позволяют фиксировать время с точностью до минуты.

Преимущества:

• Высокая точность учета: система автоматически фиксирует время прихода и ухода, исключая субъективные оценки.

• Снижение административной нагрузки: не требуется ручной сбор и проверка данных — все происходит автоматически.

• Контроль доступа: помимо учета времени, контроллеры могут ограничивать вход в служебные или охраняемые зоны, повышая безопасность объекта.

Недостатки:

• Высокая стоимость внедрения: оборудование и его настройка требуют значительных первоначальных инвестиций.

• Зависимость от технической исправности: при поломке устройства сотрудники могут остаться без доступа в здание до прибытия специалиста.

• Риски, связанные с картами: пропуска могут быть утеряны, повреждены или использованы третьими лицами без ведома владельца, что снижает надежность системы.

Биометрический учет

Биометрические системы используют для идентификации личности уникальные физиологические или поведенческие характеристики человека, такие как отпечатки пальцев, рисунок вен на ладони, сетчатка глаза или тембр голоса. Эти параметры невозможно подделать, забыть дома или потерять, в отличие от карт или пропусков. С их помощью сотрудник может подтвердить свое присутствие на рабочем месте, пройти через контрольно-пропускной пункт или получить доступ к защищенной информации.

Все биометрические данные хранятся в централизованной базе, которую в любой момент можно обновить, дополнить или скорректировать при необходимости.

Основной недостаток такого подхода — высокая стоимость оборудования. Для корректной работы системы требуются мощные процессоры, специализированные сканеры и интерфейсы, способные обрабатывать и передавать большие объемы данных.

На крупных или особо охраняемых объектах рекомендуется устанавливать несколько точек биометрической идентификации, чтобы не только фиксировать приход и уход, но и отслеживать перемещение персонала по территории в течение всего рабочего дня.

CRM-системы

Современные CRM часто включают встроенные таймеры, которые позволяют отслеживать как общее время работы сотрудника, так и продолжительность выполнения отдельных задач. Принцип прост: в начале рабочего дня или при старте задачи пользователь запускает таймер в программе, а по завершении — останавливает его.

В чем преимущество этого подхода:

• Легкая адаптация: если компания уже использует CRM, внедрение функции учета времени не потребует серьезного переобучения.

• Формирование дисциплины: регулярное использование таймера способствует развитию навыков самоконтроля и осознанного подхода к рабочему времени.

Важно учитывать, что в первые дни после запуска системы возможны ошибки — например, сотрудники могут забыть включить таймер в начале смены или не остановить его перед уходом. Чтобы данные были корректными, необходимо четко донести правила использования сервиса и положения регламента проведения учета.При необходимости можно настроить напоминания или автоматические подсказки в интерфейсе CRM.

Ошибки в учете рабочего времени

Многие компании по-прежнему полагаются на таймшиты или табели для фиксации отработанных часов, однако такой подход зачастую оказывается недостаточно эффективным. Руководству приходится сталкиваться с рядом проблем, которые снижают достоверность и полезность собранных данных:

• Запоздалое заполнение: сотрудники часто вносят данные раз в неделю, а не ежедневно, из-за чего теряется детализация по конкретным дням.

• Отсутствие пояснений: при списании времени редко указываются комментарии, поэтому менеджер не может понять, над какими задачами работал специалист и насколько обоснованы заявленные затраты времени.

• Подгонка под норматив: чтобы избежать вопросов, сотрудники нередко корректируют данные так, чтобы они соответствовали плановым показателям, а не отражали реальную картину. В итоге информация становится формальной и не отражает фактической загрузки.

Все это подчеркивает необходимость перехода к более прозрачным, своевременным и объективным методам учета рабочего времени — например, использованию системы мониторинга «ИНСАЙДЕР». Программа автоматически фиксирует всю цифровую активность сотрудника за ПК и на смартфонах: общее время работы, моменты прихода и ухода, опоздания, простои и другие отклонения от графика. Эти данные структурируются в подробные отчеты, которые позволяют руководителю объективно оценивать продуктивность как отдельных сотрудников, так и целых подразделений за выбранный период.

Хотите убедиться в эффективности системы на практике — воспользуйтесь бесплатной демо-версией «ИНСАЙДЕР». С ней вы сможете протестировать все функциональные возможности программы, получить полное представление о загруженности вашей команды и выявить скрытые потери времени.

По всем вопросам обращайтесь по телефону  8 (800) 101-96-65 или почте sale@insider.sale.