Учет рабочего времени: виды, методы, решения

Компаниям, которые платят за рабочий день, а не за фактически отработанное время, не обойтись без учета рабочего времени. Таким фирмам особенно важен анализ эффективности персонала, а для его грамотного проведения нужно правильно организовать мониторинг. Рассмотрим особенности и способы учета рабочего времени.


Виды учета рабочего времени

В соответствии с регламентом, одна из задач руководителя — ведение учета рабочего времени, однако четких правил для этого не существует. Работодатель самостоятельно решает, как следить за режимом.
Сегодня компании используют разные виды мониторинга. Рассмотрим основные из них.

Поденный учет

Такой способ подходит для организаций с нормированным графиком. Табель фиксирует, сколько часов сотрудник отработал за день. Чтобы начислить зарплату, время суммируют.
Иногда при таком порядке учета возникают сложности. Например, по понедельникам сотрудник работает 10 часов, а по пятницам всего 6. В этом случае более выгодно вести учет времени за другой отчетный период, чтобы оплачивать часы по норме, а не как сверхурочные.

Понедельный учет

Этот метод предназначен для предприятий, где продолжительность смены зависит от производственной необходимости. Стандартная рабочая неделя — 40 часов, которые по-разному распределяются. В этом случае компании должны подсчитывать отработанное время так, чтобы оно не превышало установленную ТК норму. Следует отметить, что на практике такие варианты встречаются редко.

При таком порядке учета зарплату начисляют по неделям. Если работник потратил ровно 40 часов, их оплачивают по фиксированной ставке. При превышении нормы «лишние» часы оценивают как сверхурочные и оплачивают отдельно. В этом случае руководителю не придется выслушивать жалобы о том, что сотрудники работают больше нормы.

Суммированный учет

При необходимости организации могут увеличить период до месяца, квартала или года. В соответствии с законодательством, предприятия с вредными условиями труда не могут выбирать срок дольше трех месяцев.

Выбор любого способа нужно фиксировать с помощью отдельного приказа. Это правило относится и к суммированному учету, при котором компания ежедневно считает отработанные часы и подводит итоги в конце периода.

При суммированном учете оплата осуществляется по фиксированной ставке. За сверхурочные часы работник получает деньги в конце отчетного периода.

Методы учета

Предприятие может подсчитывать рабочие часы так:

1. Вести учет в таблицах Excel или Google Документах.
2. Отслеживать присутствие работников с помощью журнала, в котором фиксируют время прихода и ухода.
3. Организовать видеонаблюдение и/или аудиозапись.
4. Использовать бухгалтерские программы.
5. Ввести контроллеры и карточки доступа.
6. Внедрить CRM-систему.
7. Использовать тайм-трекеры.
   

Классический способ в виде таблиц подходит для проверок контролирующих органов и начисления зарплаты. Другие методы делают учет удобнее и эффективнее. Рассмотрим каждый способ более подробно.

Табель в Excel

Можно сделать шаблон, чтобы ежедневно заполнять таблицу. Раз в месяц в таблицу нужно вносить незначительные изменения.

Преимущества:

1. Это простой и понятный способ.
2. Ведение таблицы не требует дополнительных расходов.
3. Такая система привычна для многих трудящихся.
   

Недостатки:

1. Метод не подходит, если система должна учитывать не только количество часов, но и их эффективность.
2. Ответственный за ведение таблицы сотрудник тратит много времени на ее заполнение вручную.
3. Человеческий фактор повышает риски ошибок. Это особенно важно, если персонал работает по сменному графику.
4. Таблицы подходят только для небольших фирм. В крупных компаниях бизнес-процессы нужно автоматизировать.
   

Кроме того, табель в Excel необходимо каждый месяц пересылать в бухгалтерию. К документу в Google можно предоставить доступ, но это единственное отличие.

Журнал учета присутствия

Это проверенный вариант для детального контроля, который по-прежнему востребован во многих организациях. Журнал лежит на КПП, сотрудники отмечают, когда они пришли на работу и покинули здание, и ставят подписи.

Система видеонаблюдения

Сегодня работодатели все чаще используют этот способ. Установка видеонаблюдения часто причиняет людям психологический дискомфорт, поэтому для выбора этого метода должны быть весомые причины. Важно помнить, что вести скрытую запись незаконно. Перед установкой системы видеонаблюдения или аудиозаписи нужно получить согласие сотрудников.

Работодатель может установить простую камеру или оборудование с микрофоном и устройством записи звука. Выбор зависит от задач контроля и бюджета фирмы. Расходы не ограничиваются установкой.
Компании нужен сотрудник, который будет просматривать записи и отмечать нарушения распорядка, иначе метод будет малоэффективным.

Бухгалтерские программы

Многие ПО для бухгалтерии оснащены функцией формирования специализированных отчетов, что ускоряет и упрощает работу.

Преимущества:

1. Бухгалтерские программы позволяют автоматизировать расчеты.
2. Благодаря ПО на заполнение ведомости уходит меньше времени.
3. Программные продукты снижают риск ошибок из-за невнимательности персонала.
4. При использовании ПО не нужно доплачивать за операции по учету рабочего времени.
   

Контроллеры

Такой способ используют многие организации. Контроллер — устройство, к которому работники прикладывают карточки, чтобы войти в помещение. Оборудование позволяет вести почасовой и даже поминутный учет.

Преимущества:

1. Контроллеры считают рабочие часы максимально точно.
2. Оборудование минимизирует трудозатраты на контроль времени.
3. Устройства ограничивают доступ в отдельные помещения.
   

Недостатки:

1. Контроллер — дорогое оборудование.
2. При поломке устройства работники не смогут попасть в помещение до приезда мастера.
3. Сотрудники могут терять карточки. Кроме того, существует есть кражи пропуска.
   

CRM-система

Системы оснащены таймерами для контроля общего времени работы. Они также позволяют узнать, как долго работник выполняет ту или иную задачу. Принцип действия: сотрудник приходит, открывает программу и запускает таймер, который по окончании работы надо остановить.

Преимущества:

1. Если фирма уже знакома с CRM-системами, то новое ПО не вызовет затруднений.
2. Программа дисциплинирует сотрудников и развивает навыки самоконтроля.
   

В первые дни работы CRM-системы возможны накладки. Важно, чтобы сотрудники не забывали запускать таймер в начале смены и выключать его перед уходом.

Тайм-трекеры

Установка тайм-трекера на компьютерах поможет оценить качество работы. Программа фиксирует, когда сотрудник включил и выключил ПК, а также с определенной частотой делает скриншоты рабочего стола. Чтобы использовать такие программы, работодателю не нужно получать согласие персонала. С помощью тайм-трекера руководство может оценить, насколько продуктивно тот или иной человек тратит время. Один из таких сервисов — ИНСАЙДЕР. Программа фиксирует все действия работников в течение дня. Снимки хранятся на сервере компании в сжатом формате. Руководитель в любой момент может увидеть, как сотрудники распределяют свое рабочее время.

Формы учета

Продолжительность рабочего дня зависит от того, к какой категории принадлежит сотрудник.
Так, людям с ограниченной трудоспособностью и беременным женщинам положена сокращенная неделя. Сотрудник должен написать заявление, а работодатель — перевести его на соответствующий график.

Несовершеннолетние также работают неполный день. Особый график должен быть зафиксирован в трудовом договоре, в соответствии с которым считают отработанные часы.

Также работодатель и сотрудник могут заключить соглашение о неполной неделе, например, при совместительстве.

Ответственность работодателя

Одна из ключевых задач компании — наладить учет рабочего времени. Это позволит избежать осложнений, если возникнет конфликт из-за начисления зарплаты.

Сотрудники часто считают, что работодатель был к ним несправедлив, и обращаются в контролирующие органы. При проверке представители инспекции в первую очередь потребуют предъявить табель. Если документа по учету нет или его не заполняют надлежащим образом, компания получит штраф в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях. Сумма взыскания для юрлиц — 60 тысяч рублей.

Если при повторной проверке инспекция снова обнаружит нарушения, штраф увеличится.