Контроль сотрудников: инструменты, способы и ошибки

Контроль работы сотрудников — важная часть управления компанией. От него зависит эффективность деятельности и прибыльность компании.

Существуют разные виды контроля. Одни методы специфичны и помогают достигать небольших целей. Другие универсальны и подходят для бизнеса любого масштаба. Вместе эти способы обеспечивают эффективное управление. В статье рассмотрим цели, задачи и методы контроля сотрудников.

GPS-наблюдение, корпоративные CRM-системы и другие методы контроля должны быть основаны на открытом сотрудничестве. Важно осознавать, что отслеживание — это не самоцель. В основе систем управления и контроля — стремление к развитию компании.
Также важно следовать принципу взаимного согласия. Например, организация использует GPS-трекинг и видеонаблюдение. В этом случае сотрудники должны знать, что на рабочем месте их действия отслеживаются.

Важно объяснить людям, что у программ для контроля нет цели усложнить жизнь работников или оставить их без премии. Сотрудники должны понимать: руководство не наказывает их, а стремится рационально использовать время и оперативно решать задачи компании. Тогда предприятие сможет укрепить позиции на рынке, улучшить условия работы и повысить зарплаты. Нужен открытый диалог, чтобы не осложнять отношения между руководством и сотрудниками и в результате не снижать эффективность деятельности.

Преимущества контроля работы
Какие возможности дает контроль сотрудников:

1. Сотрудники получают четкое понимание KPI. Они знают, чего должны достичь, какие методы надо для этого применить и какими могут быть санкции за нарушения. Прозрачность страхует руководство от невыполнения задач.
2. Работники учатся соблюдать сроки и добиваться результатов в обозначенное время. Это стимулирует развитие бизнеса и повышает культуру договоренностей, помогает заслужить доверие партнеров и расширить их список.
3. С помощью систем управления руководители могут выявить потенциальных инсайдеров — подчиненных, которые сливают внутреннюю информацию посторонним лицам. Также можно обнаружить ошибки и «тонкие» места на разных уровнях и своевременно исправить недочеты.
4. Контроль обеспечивает адаптивность и гибкость в отношениях руководства и сотрудников, а это стабилизирует бизнес. При грамотном управлении компания быстро реагирует на изменения рынка, легче переносит кризисы и повышает свою конкурентоспособность.
5. Контроль мотивирует работников и делает их более лояльными. Заинтересованные сотрудники быстрее выполняют задачи и стремятся повысить качество продукции или услуг, укрепляя положение фирмы.
   

Главная задача контроля работы — выявить немотивированных, неблагонадежных и недостаточно квалифицированных людей. Когда руководитель понимает, что сотрудник не справляется с обязанностями, он может выяснить причину и принять меры, т.е. либо решить проблему, либо заменить работника.

Также при управлении персоналом важно соблюдать принцип «кнута и пряника», чтобы оптимизировать объем и сроки работы и распределить нагрузку.

Иногда бизнес страдает от инсайдеров и мошенников, которые крадут ресурсы организации. Наблюдение за персоналом предотвращает такие инциденты.

Методы и стратегии контроля
Система управления должна быть гибкой, чтобы руководство могло адаптировать ее в соответствии с потребностями компании, отдела или конкретного сотрудника. Применять все известные методы контроля не нужно.

Так, нет необходимости устанавливать КПП с биометрическим замком в маленьком офисе на десять человек. Это вариант для предприятий с обширными площадями и четко разграниченными секторами. Важно, чтобы система контроля соответствовала задачам организации и специфике работы. Тотальная слежка неуместна в любом случае. Ниже рассмотрим распространенные методы контроля.

Планерки
Короткие совещания проводят не только для ознакомления с отчетностью. Демонстрация результатов мотивирует работников, сплачивает коллектив. На планерках уместна и конструктивная критика, и похвала. Лучше совещания-«пятиминутки», даже если в них нет острой необходимости. И вот почему:

1. Планерки обеспечивают прозрачность KPI.
2. Благодаря собраниям сотрудники лучше понимают специфику своих обязанностей.
3. На планерках руководство может рассказать о санкциях за срывы проектов и поощрить за выполнение работы.
   

Тайный покупатель
Это один из универсальных методов контроля. Как проходит проверка с помощью тайного покупателя: подготовленный человек выступает в роли клиента, о чем сотрудники компании даже не подозревают. Общение с работником в реальных условиях дает понять, насколько он компетентен, вежлив и профессионален. Благодаря проверке руководство может решить, как повысить эффективность на местах.

Доска мотивации
Здесь можно поэкспериментировать с формой — использовать доску, либо стенд или внедрить специальную программу, например, отмечать знаками отличившихся работников в корпоративных чатах.

Мотивационная доска демонстрирует достижения, отображает выполнение планов или срыв сроков. Обычно отслеживать изменения можно в течение дня. Информацию в отдельных блоках обновляют каждую неделю или месяц. Такой метод направлен на мотивацию всех сотрудников.

Введение KPI
Следует отметить, что такая система существует почти во всех организациях. KPI (англ. Key Performance Indicators) — числовое отображение эффективности, которое демонстрирует, как персонал справляется с работой. Например, для менеджера по продажам ключевыми показателями будут новые контакты и количество заключенных договоров. Необходимо, чтобы все сотрудники четко понимали систему KPI. Показатели помогают специалистам выстраивать рабочую стратегию с учетом возможных санкций и бонусов.

Система контроля сотрудников
Речь идет о программном комплексе, который значительно повышает эффективность компании.
Возможности системы:

1. ПО отслеживает присутствие сотрудников на рабочем месте, фиксирует начало и завершение рабочего дня, отмечает опоздания, простои и ранние уходы.
2. Система оснащена функцией мониторинга программ, поисковых запросов и посещаемых сайтов. Кейлоггер позволяет делать скриншоты экрана и знать, чем именно занят сотрудник в конкретный момент.
3. Система оценивает продуктивность программ и сайтов и ранжирует их в соответствии с этим критерием. С помощью трекинга задач руководитель отслеживает активность подчиненных и может оперативно скорректировать нагрузку.
4. Встроенная DLP-система защищает компанию от утечек конфиденциальной информации.
5. Система автоматически формирует отчеты обо всех несанкционированных действиях, блокирует вредоносные сайты и приложения, делает снимки экранов на ПК работников.
6. Благодаря скрытому режиму ПО сотрудники не ощущают дискомфорта.
   

Отчеты
Наравне с KPI отчетность в различных формах относится к наиболее распространенным методам контроля. В отчетах фиксируют время, которое работники тратят на выполнение задач, анализируют данные из программ наблюдения и на их основании оценивают продуктивность в рамках KPI. Можно вести классическую «бумажную» отчетность или автоматизировать процесс за счет ПО. Почти все программы учета времени оснащены такой функцией.

Современные виды контроля персонала: как это работает
Планерки и бумажные отчеты не смогут настроить эффективную систему контроля, и это понимает любой руководитель. Необходимо отслеживать все действия подчиненных на рабочих местах. На личные моменты, например, посещение уборной, контроль не распространяется.

Если руководству нужно вести учет времени, которое сотрудники проводят с пользой для компании, можно обойтись без специальных программно-аппаратных решений. Здесь подойдет видеонаблюдение, КПП и т.д. Поскольку персональные данные не отслеживают, то вопрос об их защите не актуален.

Контроль доступа
Чтобы контролировать подчиненных, надо исключить опоздания и ранние уходы. Оптимальный вариант — контрольно-пропускные пункты. Можно поставить турникет с вахтером, который ведет книгу учета посещений, или установить оборудование с биометрическими замками.

Выбор зависит от масштабов организации. Для компактного офиса достаточно турникетов, для предприятий с большими площадями и

опасными зонами нужны сложные пропускные устройства.

Видеонаблюдение
Обычно видеонаблюдение дополняет другие инструменты, которые руководство применяет для контроля сотрудников. Камеры фиксируют опоздания, прогулы и отлучки, поэтому в комплексе с КПП они особенно эффективны.

Однако, видеонаблюдение и КПП не позволяют «играть на опережение» и предотвращать нежелательные действия персонала. Если работники опаздывают, руководство накажет их, но проблему это не решит. При грамотном управлении подобные ситуации предупреждают, а не разбираются с ними постфактум.

Прослушивание телефонных разговоров
Такой способ предотвращает утечки информации и не позволяет персоналу использовать рабочий канал коммуникации в личных целях. Благодаря прослушиванию руководитель может знать, обсуждают ли его подчиненные актуальные задачи или тратят время на сплетни.
Этот вид контроля не противоречит закону о неприкосновенности частной жизни. Руководство прослушивает разговоры в рабочее время, а не личное. Когда работник подписывает трудовой договор, он передает свое время в пользование нанимателю. Следовательно, личное время превращается в рабочее.

Прослушивание в сочетании с другими инструментами контроля дает отличные результаты. Руководитель может анализировать, как сотрудники общаются с клиентами, и совершенствовать коммуникацию. Получается комплексная система, которая решает сразу несколько задач по отслеживанию и оценке действий персонала.

GPS-трекинг
Иногда руководитель не может принимать непосредственное участие в контроле сотрудников. Речь идет о командированных работниках, о специалистах, которые постоянно перемещаются по предприятию или за его пределами. Это особенно актуально для больших компаний. В таком случае нужно тщательно продумать организацию контроля.

Отслеживать действия сотрудников можно с помощью GPS-трекеров — личных, которые работники носят с собой, или стационарных для установки на транспортное средство. Маячки позволяют руководителю в любое время уточнить местоположение подчиненного.
GPS-трекинг предотвращает множество проблем. С помощью маячков руководство узнает обо всем — от незапланированных остановок автомобиля до простоев в командировке, о которых информируют контрольные программы.

Оценка и повышение квалификации

Организациям необходимо оценивать компетентность сотрудников. Проверки с помощью тайных покупателей и прослушивания разговоров здесь недостаточно. Полученную информацию нужно анализировать, чтобы оперативно исправлять недочеты и повышать качество продуктов или услуг.

Оценивать квалификацию можно с помощью экзаменов. Формальный подход здесь неуместен. Экзамены в сочетании с прямым контролем позволяют судить о профессионализме работников и повышать его. Для этого предназначены обучающие курсы, практические программы обмена опытом, когда сотрудники других фирм рассказывают о своих методах.

То, каким образом руководитель будет повышать квалификацию подчиненных, зависит от специфики организации, обязанностей конкретного работника и подхода к контролю. Важно, чтобы после экзаменов и курсов сотрудник перешел на новый уровень. В противном случае надо снимать подчиненного с должности, которой он не соответствует, или продолжить его обучение.

Методика DISC
Поскольку компании давно ввели контроль сотрудников и конфиденциальной информации, появилось множество бизнес-концепций. Внимания заслуживает методика DISC, которую в 1928 году создал психолог Уильям Марстон:

1. Dominance — «господство».
2. Inducement — «побуждение».
3. Submission — «подчинение».
4. Compliance — «согласие».
   

Метод заключается в использовании обычного опросника, который HR-специалисты предлагают соискателям. Руководители с его помощью могут собирать информацию для оценки подчиненных. Опросник помогает определить типы сотрудников, подбирать для работника должность, которая соответствует его особенностям.
Например, коммуникабельный, напористый и решительный человек подходит для отдела продаж. Ответственный аналитик с развитой эмпатией станет надежным помощником руководителя. Грамотное распределение кадров повышает эффективность выполнения задач. Методику DISC используют многие корпорации, среди них CNN, McDonald’s, Ford и др.

Контроль с помощью программ
О методе контроля, который заключается в применении ПО, следует рассказать отдельно. Сегодня программы для слежения — это не просто CRM-системы. Благодаря автоматизированному составлению отчетов и сбору информации ПО помогает контролировать, как сотрудники выполняют актуальные задачи, и при необходимости корректировать их работу. CRM собирает статистику, анализирует эффективность, оптимизирует бизнес-процессы.

Однако, CRM-системы оставляют нерешенными многие вопросы. Например, руководитель не может быть уверен в том, что подчиненный действительно выполняет задачу, а не общается в мессенджере с друзьями или конкурентами компании. Необходимо оптимизировать процессы и защищать внутреннюю информацию путем исключения причин утечек, которые связаны с человеческим фактором. Это ключевая задача, а CRM не может ее выполнить, поскольку не контролирует сотрудников в онлайн-режиме.

Выход из ситуации — применение систем, которые контролируют компьютеры работников и ведут учет времени. Они позволяют вывести управление на другой уровень и при этом соблюдать требования законодательства. Преимущества специализированных систем:

1. Контроль подчиненных через учет рабочего времени. ПО фиксирует начало и окончание дня, опоздания и прогулы, разрешенные и несанкционированные простои.
2. Оценки продуктивности сотрудников через анализ решения задач. Система фиксирует, какие сайты и приложения открывал работник, и ранжирует их в соответствии с тем, насколько они были полезны.
3. Трекинг задач позволяет сотрудникам самостоятельно логировать потраченное время, а руководителям предоставляет аналитику и возможность следить за выполнением проектов.
4. Мониторинг программ отмечает запуск любых приложений с указанием времени. По логам руководитель может увидеть, как подчиненные решали задачу, или узнать, что они вообще не занимались работой, поскольку отвлекались на игры.
5. Похожую функцию выполняет мониторинг сайтов. Руководитель может увидеть, что подчиненный зашел в соцсеть и отвлекся на переписку. Существует вероятность того, что работник не просто общался, а делился инсайдерской информацией. Мониторинг позволит это выяснить.
6. Контроль поисковых запросов — еще одна функция для защиты важной информации и повышения эффективности работы.
7. Скриншоты экрана относятся к дополнительным возможностям контроля сотрудников. Можно задать снимки через интервал или в ответ на нежелательные действия. Настройки позволяют сразу отправлять скриншоты на электронную почту руководителя.
8. Блокировка сайтов и приложений позволяет избежать утечек информации и предотвратить непродуктивное использование времени.
9. Защита конфиденциальных данных и помощь в поиске виновных после инцидентов в сфере инфобезопасности.
   

Когда руководитель самостоятельно контролирует, как его сотрудники решают текущие задачи, компания выходит на новый уровень организации работы. Если подчиненные знают, что все их действия под наблюдением, то у них не будет ни желания, ни возможности тратить впустую оплачиваемое работодателем время.

Вывод
Каждый руководитель знает, насколько важна защита корпоративной информации. Не менее значима и другая задача — добиться эффективности от каждого сотрудника, чтобы повысить прибыльность бизнеса в целом. Сегодня есть множество организационных, технических и программных решений для контроля персонала.
Применение автоматизированных систем контроля ПК и учета времени не исключает установку КПП или видеонаблюдения, планерки и сбор отчетности. Сочетание методов помогает руководителю отслеживать, как работают подчиненные, повышать эффективность решения задач. Выбор конкретных мер зависит от масштаба и специфики организации.