Отслеживание перемещений сотрудников, контроль мобильного персонала: способы и возможности

Любой контроль сотрудников — опасный и болезненный вопрос. Особенно это касается небольших компаний. Само слово «контроль» противоречит самому понятию дружеской атмосферы и открытому отношению внутри коллектива, поэтому руководству приходится рассчитывать только на доверие.

[spoiler]

Однако недавняя пандемия и сюда внесла свои коррективы. Многие компании ушли на «удаленку» и увеличили штат мобильных сотрудников. Тут-то и выяснилось, что дистанционная работа тесно связана с негативными проявлениями человеческого фактора. Участились случаи опозданий, неявок к заказчикам, нарушений со стороны персонала на территории клиентов и т.п. Такие ситуации стали типичными и для IT-индустрии, и для ритейла, и для всех остальных сфер, где задействованы мобильные сотрудники. Руководители поняли, что отсутствие хотя бы минимального контроля может привести к потере бизнеса.

Сразу обозначим, что, по нашему мнению, наблюдение за сотрудниками с помощью каких-либо средств должно быть максимально деликатным и касаться только их рабочего времени, а личное пусть остается личным. Как раз для этих целей мы разработали сервис ИНСАЙДЕР, который предназначен для мониторинга перемещений мобильных сотрудников.

Возможности ИНСАЙДЕР

• Контроль перемещений. Просмотр в режиме реального времени местонахождения каждого сотрудника или рабочей группы, оснащенной корпоративным смартфоном.



• Составление маршрута. До 32% мобильных сотрудников регулярно фальсифицируют присутствие на объекте. Составляйте маршрут для каждого сотрудника, проверяйте, как он ему следует.
• Скриншоты мобильного экрана. Снимки фиксируются каждую минуту, пока экран устройства активен, а затем сохраняются на вашем сервере. За счет этого можно легко расследовать нарушения трудовой дисциплины.



• Планирование расписания сотрудников. Управляйте расписанием работы сотрудников. Автоматический планировщик расписаний в ИНСАЙДЕР учитывает графики работы выездных сотрудников в формате 2/2, 3/1, 5/2. Также вы можете настроить индивидуальный график работы.



• Обеспечение конфиденциальности. Сервис неактивен после окончания рабочего дня.

Зачем отслеживать перемещения мобильных сотрудников

Каждый владелец бизнеса, который столкнулся с удаленным форматом работы, может дать свой ответ на вопрос о том, для чего нужен контроль персонала. Во-первых, стандартом хорошего сервиса стала пунктуальность курьеров. Опоздания вызывают у людей негативную реакцию и приводят к появлению отрицательных отзывов, которые быстро распространяются в сети. Когда диспетчеры видят и координируют местоположение мобильных сотрудников в режиме онлайн, они могут планировать время прибытия к заказчикам и заранее предупреждать клиентов о возможных задержках из-за пробок или других причин. Это повышает качество сервиса и уровень лояльности к компании.

Во-вторых, анализ данных о перемещении сотрудников также улучшает работу отдельных специалистов и организации в целом. С помощью системы ИНСАЙДЕР руководители компаний могут изучать треки за определенный период или засекать время прихода и ухода с клиентских объектов и таким образом выявлять перегрузки или узкие места и корректировать действия операторов и мобильного персонала.

Централизованное управление позволяет быстро распределять задачи среди работников. Например, когда поступает новая заявка, диспетчер передает ее свободному сотруднику, который ближе всех находится к клиентскому объекту. Кроме того, важно измерять нагрузку и учитывать интересы работников. Например, первый и последний выезд в течение смены лучше назначать максимально близко к месту жительства сотрудника.

Чтобы оптимизировать рабочие процессы, нужно анализировать продуктивность и вовлеченность персонала. Иногда достаточно исправить некоторые ошибки, а не увеличивать штат, чтобы устранить узкие места.

Мониторинг перемещений обеспечивает безопасность и работодателей, и наемных сотрудников. Компании получают защиту от опозданий, попыток обмана, нецелевого использования рабочего времени и недобросовестного выполнения обязанностей. Сотрудники в свою очередь могут противостоять несправедливым обвинениям со стороны нанимателя или клиентов.



Контроль персонала помогает вести планирование. Постоянное наблюдение за передвижением мобильных сотрудников дает возможность прогнозировать расходы на логистику с учетом пробок, сезонности, ремонта дорог и других факторов. Отметим, что компании, для которых важны расходы на топливо, могут использовать специальные программно-аппаратные комплексы.

Сегодня владельцам малого и среднего бизнеса, которые хотят вести мониторинг перемещений, не нужно покупать трекеры, устанавливать их в автомобили и подключать оборудование к бортовой сети. Вместо специальных устройств можно использовать клиентскую программу. Ее следует установить на смартфоны сотрудников и таким образом превратить телефоны работников в GPS-трекеры. Это решение позволяет разгрузить IT-инфраструктуру и сделать ее максимально автономной и мобильной. С помощью программы можно отслеживать местоположение сотрудников независимо от способа передвижения — пешком, на велосипеде, общественном транспорте или личном автомобиле.

Выгоден ли контроль самим сотрудникам

Работники, которым нечего скрывать, заинтересованы в том, чтобы диспетчер знал, где они находятся и мог рационально распределять между сотрудниками ближайшие заказы. Кроме того, системы отслеживания защищают персонал от каких-либо подозрений и обвинений со стороны работодателя и клиентов, а также гарантирует наличие аргументов в спорных ситуациях. Представители выездных профессий сталкиваются с высокими рисками конфликтов и провокаций, а программы геомониторинга позволяют им доказывать свою честность и сохранять репутацию.

Доступ к системе отслеживания — это дополнительная мера безопасности персонала: в экстренной ситуации диспетчер легко сможет определить местоположение сотрудника и сообщить о нем в службу спасения. Геомониторинг считается одним из наименее «травматичных» инструментов контроля. Он не касается частной жизни сотрудников, их личной переписки или звонков, а обеспечивает честные прозрачные отношения с работодателем.

Должен ли работодатель не предупреждать персонал о факте отслеживания
В соответствии с законодательством работодатели обязаны оповещать сотрудников о подключении к сервису геолокации. Кроме требований нормативных правовых актов есть и другие причины, по которым стоит предупреждать работников об отслеживании. Во-первых, это будет выгодно компании в случае судебного разбирательства. Во-вторых, когда сотрудники знают, что за ними «присматривают», они более ответственно выполняют свои обязанности. В-третьих, таким образом работодатель демонстрирует честность по отношению к персоналу.

Нужно ли подписывать соглашение об отслеживании

Юристы рекомендуют владельцам бизнеса получать согласие сотрудников на отслеживание их перемещений, чтобы защитить себя от претензий. Можно изменить должностную инструкцию и указать в ней, что подчиненные обязаны пользоваться GPS-трекером в рабочее время.

Как сделать геомониторинг эффективным и безопасным

Компании, которая планирует отслеживать местоположение сотрудников, нужно соблюдать ряд правил:

1. Использовать полученную информацию только для рабочих целей и обучения персонала. Применять мониторинг для устрашения или наказания — проигрышная стратегия.
2. Информировать сотрудников об отслеживании их перемещений, а также о цели сбора данных.
3. Получать от работников согласие на сбор информации. Например, можно составить допсоглашение к трудовому договору.
4. Указывать в должностной инструкции, что сотрудник обязан включать GPS-трекер только в рабочее время.
5. Сохранять конфиденциальность информации, если обратное не предусмотрено законодательством.
   

В отношениях между работодателем и сотрудниками важно доверие, прозрачность бизнес-процессов, а также информационная и коммерческая безопасность. И руководство, и персонал должны получать друг от друга адекватную обратную связь по всем вопросам.

Может ли GPS ошибаться

GPS — система, которая позволяет определить местоположение с помощью триангуляции радиосигналов специальных спутников. Точность координат зависит от разных факторов. Имеет значение количество спутников, с которыми соединяется смартфон, а также то, где находится сотрудник — на улице или в здании, в движущемся автомобиле или в подвальном помещении. В идеальных условиях точность определения координат — 1,5-2 м, в реальных — 8-15 м. Этого достаточно, чтобы отслеживать местоположение сотрудников.

Иногда точность определения снижается до 200, 500 и даже 1500 м, но это происходит редко. Кроме того, просмотр трека перемещения за выбранный период позволяет выявлять такие случаи и не учитывать их. При оценке эффективности сотрудника нужно принимать во внимание данные от клиента, информацию от самого работника и историю выполнения задачи. Только после этого можно делать какие-либо выводы.



Важно помнить, что особенности смартфона также влияют на точность GPS. Не обязательно приобретать дорогую технику: ИНСАЙДЕР можно устанавливать на устройства на базе Android. Поскольку доступ к интерфейсу есть у диспетчера, сотрудник не сможет взломать программу и поменять настройки. Что касается встроенных GPS-модулей, то у разных моделей они отличаются. В целом мощности любого современного смартфона достаточно для работы системы отслеживания.

Каким компаниям необходим мониторинг перемещений

Существует несколько категорий компаний, которым требуется сервис геолокации:

1. Компании с собственной курьерской доставкой.
2. Организации с выездными сотрудниками, которые работают на территории клиента. В эту категорию входят ремонтные бригады, торговые представители, клинеры, связисты и т.д. Важно, чтобы программа могла «видеть» сотрудника в геозоне заказчика. Это позволяет избежать недоразумений, если работник нарушает временной регламент или клиент предъявляет необоснованные претензии.
3. Компании, которые используют дорогое мобильное оборудование.
4. Автопарки, транспортные компании, службы аварийных комиссаров и пр.
5. Социальные и передвижные службы.
   

В целом сервис геолокации необходим любой компании с выездными сотрудниками. Отслеживание особенно важно для компаний, где мобильный персонал работает на основании договоров ГПХ, открытой оферты и т.п. Если сотрудники не имеют тесной правовой связи с работодателем, то возникают определенные коммерческие и управленческие риски.

В каких случаях не нужен мониторинг перемещений

Руководству не нужно отслеживать местоположение сотрудников, продуктивность которых не зависит от скорости передвижения, особенностей маршрута и времени вне офиса. Кто входит в эту категорию:

1. Сотрудники, которые раньше работали в офисе и ушли на полную «удаленку».
2. Работники, которые перемещаются по территории офиса.
3. Бухгалтеры, менеджеры с выездными встречами, 1С-ники и другие сотрудники с частичным передвижением.
   

Остановимся на втором пункте. Идея о том, чтобы отслеживать перемещения сотрудников по офису, кажется абсурдной. Однако некоторые организации считают ее разумной. Например, одна ирландская компания собирала информацию о передвижении сотрудников внутри офиса, чтобы анализировать, кто тратит рабочее время на отвлеченные разговоры и отвлекает коллег. Самые общительные работники были наказаны.

Подобные методы, конечно, неэффективны, но некоторые компании продолжают их применять.

Вывод

Отслеживание по геолокации — это удобное решение, которое выгодно и для компаний, и для сотрудников. Убедитесь в этом сами, посмотрев наш кейс. Чтобы избежать проблем с мобильным персоналом, попробуйте ИНСАЙДЕР.