Перевод на удаленку: особенности оформления и контроля работы удаленных сотрудников — советы в блоге

Удаленная работа приносит бизнесу ощутимые преимущества: гибкие условия повышают лояльность сотрудников, а географические ограничения при подборе кадров исчезают — вы можете выбирать лучших кандидатов независимо от их местоположения. Кроме того, это выгодно: отпадает необходимость в аренде и обустройстве рабочих мест, что позволяет значительно сократить расходы.

При этом удаленные сотрудники остаются под защитой ТК РФ, однако в трудовом договоре стоит учесть ряд условий. Далее расскажем, как правильно оформить работу на дому как для новых, так и для уже действующих сотрудников, чтобы задачи выполнялись в срок, а вы могли быть уверены в стабильности процессов.

[spoiler]
Юридические аспекты перевода на удаленную работу

Возможность официально оформлять трудовые отношения с удаленными сотрудниками появилась в российском законодательстве еще в 2013 году. Соответствующий правовой режим закреплен в Главе 49.1 Трудового кодекса РФ, посвященной дистанционной работе.

Что считается дистанционной работой

Согласно ТК РФ, дистанционная (удаленная) работа — это выполнение сотрудником своих трудовых обязанностей вне расположения работодателя, вне стационарного рабочего места и вне объектов, находящихся под контролем работодателя. Взаимодействие между работником и работодателем при этом осуществляется с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, чаще всего — через интернет, обычно из дома.

Особенности оформления

Работодатель может:

• Нанимать новых сотрудников сразу на дистанционную работу. В этом случае заключается трудовой договор с соответствующей формулировкой.

• Переводить уже работающих сотрудников на удаленный формат. При этом новый договор заключать не требуется, но необходимо внести изменения в действующий.

При заключении трудового договора (или внесении в него изменений) о дистанционной работе стороны могут предусмотреть:

• Обязанность сотрудника использовать программно-технические средства, оборудование и средства защиты информации, предоставленные или рекомендованные работодателем.

• Конкретный режим рабочего времени и отдыха — либо предоставить работнику право самостоятельно определять его.

Важные нюансы перевода

• Перевод на удаленную работу возможен только по обоюдному согласию сторон. Ни работник, ни работодатель не могут навязать такой формат в одностороннем порядке.

• При согласии достаточно подписать дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ о переводе.

• Режим может быть временным или постоянным — это обязательно указывается в приказе и в измененных условиях договора.

• При подготовке изменений рекомендуется ориентироваться на требования статьи 312.2 ТК РФ, которая регулирует содержание трудового договора о дистанционной работе.

• Сведения об удаленном характере работы можно не вносить в трудовую книжку, если обе стороны пришли к такому решению по той или иной причине.

Права удаленных сотрудников

Удаленные работники пользуются всеми трудовыми правами и социальными гарантиями, предусмотренными ТК РФ и иными нормативными актами, точно так же, как и их коллеги в офисе.

Дистанционный формат работы не может служить основанием для ухудшения условий труда, снижения заработной платы, отказа в отпуске или иного ограничения прав. Любые подобные действия и инициативы со стороны работодателя нарушают трудовое законодательство и могут быть обжалованы сотрудником в трудовой инспекции или суде.

Первые шаги по переводу на удаленную работу

Чтобы оперативно урегулировать все организационные, юридические и технические аспекты перехода на удаленку, на старте важно четко определить следующие моменты:

• Кто переходит на удаленный формат. Отдельные сотрудники, целое подразделение или вся компания.

• График и режим работы. Будет ли сохраняться стандартное рабочее время, вводится ли гибкий график, как будут согласовываться часы отдыха и выходные.

• Техническое и программное обеспечение. Какие устройства, ПО и инструменты будут использоваться. Нужно решить, допускается ли применение личных компьютеров и программ или компания обязана предоставить сотрудникам корпоративные средства. Этот вопрос касается не только производительности, но и информационной безопасности — особенно когда речь идет о защите конфиденциальных данных, предотвращении утечек и несанкционированного доступа к корпоративным системам и сетям.

• Электронная подпись. Потребуется ли сотрудникам сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), и если да — как и в какие сроки он будет оформлен.

• Ответственные лица. Кто будет курировать техническую поддержку, обеспечение информационной безопасности и юридическое оформление перевода (подписание доп. соглашений, издание приказов и т. д.).

Основная нагрузка в этом процессе ложится на IT-отдел и службу HR, поэтому их следует подключить к планированию уже на начальном этапе.

Важно избегать массового использования личных устройств сотрудников для рабочих задач. Вместо этого рекомендуется создать виртуальный рабочий офис — безопасную, стандартизированную и функциональную среду, которая обеспечит и продуктивность, и защиту корпоративных данных.

Как контролировать персонал на удаленке

Один из законных и прозрачных способов отслеживать деятельность удаленного сотрудника — регулярная отчетность. Многие компании разрабатывают собственную форму отчета, ориентированную на ключевые показатели эффективности. Например, можно использовать простую таблицу в Excel, где сотрудник ежедневно или еженедельно фиксирует выполненные задачи. Такой подход позволяет оценивать результат, а не просто «присутствие» в сети.

Для более глубокого и автоматизированного контроля можно внедрить специализированное программное обеспечение. Например, система мониторинга «ИНСАЙДЕР» позволяет не только отслеживать выполнение задач, но и выявлять узкие места в бизнес-процессах, повышать общую продуктивность и обеспечивать соблюдение корпоративных стандартов информационной безопасности.

Онлайн-мониторинг активности за ПК

Система показывает, чем именно занят сотрудник в течение рабочего дня: какие приложения и сайты использует, насколько равномерно распределена его нагрузка, соблюдает ли регламент рабочего времени. Особенно полезно для управления распределенными командами — вы всегда видите, кто и над чем работает.

Автоматическая фиксация действий

Система с заданной периодичностью делает снимки экрана, что позволяет зафиксировать рабочую активность сотрудника, подтвердить выполнение задач, выявить нецелевое использование рабочего времени и отследить возможные нарушения политик информационной безопасности (например, работу с несанкционированными ресурсами).

Точный учет рабочего времени

«ИНСАЙДЕР» автоматически отслеживает время начала и окончания работы, длительность активной деятельности, простоев и отвлечений. На основе этих данных формируются детализированные отчеты по эффективности за выбранный период.

Анализ продуктивности

Система оценивает, как время сотрудника распределяется на рабочие задачи. Вы сразу увидите, выполняет ли человек свои обязанности или отвлекается на развлекательные сайты, личные дела или стороннюю подработку во время оплачиваемого времени.

Контроль использования ПО и веб-ресурсов

Руководитель может классифицировать приложения и сайты как «продуктивные» или «нежелательные» и получать уведомления о нарушениях. Гибкая настройка черных и белых списков позволяет адаптировать политику под специфику вашей компании.

Фиксация поисковых запросов

Анализ запросов в поисковых системах помогает понять, связаны ли действия сотрудника с рабочими задачами или он решает личные вопросы. Это дополнительный индикатор вовлеченности и фокуса на работе.

Анализ ввода текста

Встроенный механизм анализа текстов (включая переписку в мессенджерах и соцсетях) позволяет отслеживать использование запрещенных или рискованных формулировок — например, упоминания конкурентов, конфиденциальной информации или неподобающего контента.

Цифровое досье сотрудника

Для каждого члена команды система формирует единое цифровое досье, в котором собраны скриншоты, табель учета времени, история посещенных ресурсов, показатели продуктивности, зафиксированные нарушения. Это упрощает принятие управленческих решений и проведение аттестаций.

Мониторинг мобильных устройств

Если в вашей команде есть сотрудники с разъездным характером работы, «ИНСАЙДЕР» может отслеживать их передвижения через корпоративные смартфоны: проверять соответствие маршрутов плану, фиксировать геолокацию и историю перемещений.

Если вы ищете надежный и прозрачный способ управлять удаленной командой, повысить ее продуктивность и обеспечить соблюдение корпоративных стандартов — самое время познакомиться с возможностями «ИНСАЙДЕР» в действии. Протестируйте бесплатную демо-версию: подключите несколько сотрудников, настройте мониторинг под свои задачи и оцените, насколько простым и удобным может быть контроль удаленных специалистов.

По всем вопросам обращайтесь по телефону  8 (800) 101-96-65 или почте sale@insider.sale.