Сотбит: B2B — Акты сверок из 1С без звонков в бухгалтерию — советы в блоге

Сверка взаиморасчётов — обязательный процесс для большинства оптовых компаний. Контрагент хочет убедиться, что данные по оплатам совпадают с вашими. Без инструмента это выглядит так: звонок менеджеру → запрос в бухгалтерию → бухгалтер открывает 1С, формирует документ, выгружает PDF, отправляет на почту. Один цикл занимает от нескольких часов до 2–3 рабочих дней. При десятках контрагентов с постоплатой это десятки часов работы, которая не создаёт ценности — только обеспечивает доступом к уже существующим данным.

В обновлении Сотбит: B2B этот процесс автоматизирован от запроса до получения файла. Контрагент создаёт запрос в кабинете, 1С обрабатывает его автоматически, готовый документ появляется в кабинете после проводки — без участия менеджера или бухгалтера.

Что появилось в Сотбит: B2B:

• Раздел актов сверок в B2B-кабинете — создание запроса с указанием периода прямо в интерфейсе.
• Автоматическая интеграция с 1С — запрос попадает в учётную систему без участия менеджера.
• Статусная модель — контрагент видит актуальный этап обработки в режиме реального времени.
• Печатная форма по факту проводки — PDF, Excel или Word появляются автоматически.
• Гибкие отборы для выгрузки — настраиваются любые реквизиты документа 1С.
• Маппинг статусов 1С ↔ 1C-Битрикс — синхронизация без ручного вмешательства.
  

Разберёмся, как это работает и что даёт на практике.
[spoiler]
Как контрагент запрашивает акт сверки


Раздел актов сверок работает на той же механике, что и отчёты в B2B-кабинете: инфоблоки 1C-Битрикс.


Контрагент открывает раздел «Акты сверок», видит список своих запросов с текущими статусами и нажимает «Создать запрос». Поля в форме гибко настраиваются. Например, это может быть одно ключевое действие: указать период, за который нужна сверка. Запрос сохраняется и получает статус «Новый».
Никаких звонков менеджеру, никаких писем в бухгалтерию. Весь процесс занимает меньше минуты.

Как 1С обрабатывает запрос


1С обращается к сайту и забирает все запросы со статусом «Новый». На основе переданных данных автоматически создаётся документ «Сверка взаиморасчётов».

Документ создаётся в непроведённом состоянии. Это намеренно: бухгалтер должен проверить данные до того, как клиент получит финальный файл. Пока сверка не проведена, обратно на сайт возвращается только статус — например, «Запрос принят» или «На сверке». Печатная форма не выгружается.
Как только бухгалтер проверяет данные и проводит документ в 1С — выгружается печатная форма. Условие проводки обязательное: если документ не проведён, файл на сайт не попадёт. Это защита от ситуации, когда контрагент получает непроверенные данные.

Статус запроса в кабинете меняется автоматически, клиент видит уведомление о готовом документе и скачивает его одним кликом.
Время ожидания готового акта сокращается с 2–3 рабочих дней до 10–15 минут — в зависимости от настроенного расписания синхронизации.

Форматы выгрузки: PDF, Excel, Word


Формат печатной формы выбирается в параметрах обмена. По умолчанию — PDF: универсальный для отправки, хранения и подписания. При необходимости переключается на Excel — для последующей обработки и сверки данных на стороне контрагента, или Word — если нужно редактировать шаблон.
Настройка единая для всех запросов в рамках одного узла обмена. Изменить формат можно в любой момент без программной доработки.

Гибкие отборы: выгружать только нужные акты


В 1С документы «Сверка взаиморасчётов» могут создаваться не только с сайта — бухгалтеры и менеджеры формируют их вручную в повседневной работе. Выгружать на сайт нужно только те, что пришли с сайта и прошли проверку.

Для этого в параметрах выгрузки настраивается отбор — по любому реквизиту документа. Примеры из практики:

• По менеджеру — если все запросы с сайта закреплены за конкретным ответственным по умолчанию, отбор по нему исключает «чужие» сверки, созданные вручную.
• По статусу — настраивается так, чтобы клиент видел только финальные статусы: «Сверено без разногласий» или «Сверено с разногласиями». Промежуточные состояния — «На проверке», «В работе» — остаются скрытыми.
• По признаку или комментарию — если бухгалтер ставит отметку «Проверено» или заполняет комментарий перед выгрузкой, это поле тоже может стать условием. Пустой комментарий — акт не выгружается, контрагент не видит незавершённую работу.
• По договору — если нужно выгружать только акты, в которых указан конкретный договор или тип договора.
  

Любой реквизит, доступный в документе 1С, можно использовать как условие. Это даёт полный контроль над тем, что попадает в публичный доступ.

Сопоставление статусов: 1С говорит на языке 1C-Битрикс


Статусы в 1С и в Битрикс называются по-разному: в 1С это строковые значения, в Битрикс — коды элементов инфоблока. Маппинг настраивается один раз и работает автоматически при каждом обмене.

На сайте контрагент видит понятное название, а не техническое значение из учётной системы. Количество сопоставлений не ограничено — можно прописать все состояния документа, которые используются в вашей учётной системе.
При каждом обмене на сайт передаются только два реквизита: статус и файл печатной формы. Синхронизация быстрая и предсказуемая — никаких лишних данных не перезаписывается.

Полный список обновления

• Добавлен раздел актов сверок в B2B-кабинете на базе инфоблоков B2B Docs
• Реализована интеграция с 1С: автоматическое создание документа «Сверка взаиморасчётов» по запросу с сайта
• Добавлена статусная модель обработки запроса с обновлением в режиме реального времени
• Реализована выгрузка печатной формы акта из 1С в форматах PDF, Excel, Word
• Добавлен маппинг статусов 1С ↔ Битрикс для автоматической синхронизации состояний
• Добавлена настройка произвольных отборов для управления выгрузкой актов на сайт
  

Резюме


Акты сверок в B2B-кабинете закрывают один из самых рутинных запросов в работе с оптовыми контрагентами. Бухгалтерия не занимается пересылкой файлов вручную — документ формируется и выгружается автоматически после проводки. Менеджеры не принимают звонки «когда будет акт» — статус виден в кабинете. Контрагент получает готовый файл через 10–15 минут после проводки, а не через несколько дней.

Нагрузка на бухгалтерию по ручным запросам на сверку снижается на 70%. Контрагент работает самостоятельно — и это именно то, ради чего создавался B2B-кабинет.

Попробуйте Сотбит: B2B — оцените новый функционал на практике.